Деловой этикет электронная переписка

Предлагаем ознакомится со статьей на тему: "Деловой этикет электронная переписка" с комментариями профессионалов. Мы постарались собрать полную и достоверную информацию, переработать и предоставить в удобном для прочтения виде. Любые вопросы вы можете задавать в комментариях.

ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

ЭЛЕКТРОННОЕ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО
Особенности и правила

Электронная почта (E-mail – сокращение от electronic mail ) является удобным и быстрым средством связи, позволяющим не только обмениваться текстовыми сообщениями, но и осуществлять пересылку документов, изображений и других видов информации. Электронная деловая переписка еще не вытеснила из документооборота бумажное письмо, однако как средство оперативного решения целого ряда задач (предварительные договоренности, ознакомительные задачи, техническое согласование, предложение услуг и т. п.) занимает главенствующие позиции.

В отношении этикета электронной деловой корреспонденции справедливы те же нормы и правила, которые характерны для любых других форм делового взаимодействия, особенности же обусловлены способом передачи информации – использованием почтовых программ и служб, имеющих типовой интерфейс.

Композиционные особенности электронных деловых писем полностью соответствуют общепринятым нормам деловой переписки. Как в традиционных, так и в электронных письмах выделяются три композиционных элемента: вводная, основная и заключительная части.

Ряд авторов, ориентируясь на нормы, принятые среди деловых кругов Запада, в первую очередь, США, призывают к максимальной либерализации формы общения в электронной переписке и пренебрежению к орфографии, грамматике, стилистике, пунктуации ради формулы «время – деньги»: втиснуть как можно больше информации в наименьший словесный объем за максимально короткое время доставки и осмысления информации [например: http://marmore-text.ru/elektronnyj-etiket-delovaya-perepiska.html ].

Электронное сообщение должно быть кратким, лаконичным, однако следует помнить, что по письму адресат будет судить не только о вас (это ваша визитная карточка) но и об организации, которую вы представляете. И если для вас важно, чтобы эта визитная карточка выглядела достойно, а деловая позиция способствовала комфортности и продуктивности общения, то знание основных правил этикета и неукоснительное следование им обязательно. Правила электронной переписки не закреплены какими либо стандартами или нормативными актами, но определяются, с одной стороны, общими правилами оформления деловых бумаг на бумажных носителях, а с другой – правилами сетевого общения ( нетикета или сетикета ), выработанными пользователями сети Интернет и направленными на создание такого стиля работы, когда один из пользователей Сети создает другим пользователям, да и себе самому тоже, как можно меньше неудобств.

Эти правила прежде всего касаются оформления письма.

1. Всегда следует заполнять поле «тема» ( subject ) своего письма. Если вашему адресату поступает много писем, то он сможет сразу выделить нужные, ориентируясь по их темам. Как правило, тема должна быть сформулирована несколькими словами и полностью отражать суть письменного обращения. Чем четче сформулирована тема, тем с большим вниманием отнесется адресат к письму. Более того, занятые люди, получая «беспредметные» сообщения, часто отправляют их в корзину, не читая и сортируя как спам.
Отвечая на чье-либо письмо, в поле темы принято вписывать Re: исходная_тема .
Если при ответе на письмо тема разговора меняется, то следует изменить и название (тему) письма.
Переписку по новой теме нужно начинать с нового письма. Не рекомендуется поднимать обсуждение новой темы ответом на письма по другим темам.

2. При ответе на письмо следует цитировать его либо полностью (если объем текста невелик), либо оставляя только ключевые (значимые) фрагменты, которые отделяются каким-либо символами от основного текста письма.
При полном цитировании пишите текст ответа в начале письма, а не в конце.
Если вы отвечаете по пунктам, используя цитирование, отделите цитату пустыми строками сверху и снизу и используйте прописные буквы в начале предложений.
Не следует начинать ответ на письмо адресата как новое письмо (без сохранения истории переписки). Такой ответ будет вынуждать получающего адресата тратить время на поиски первоначального сообщения.

3. « Важность письма (priority)». В случае, когда письмо содержит важную или срочную информацию, которая нуждается в срочном рассмотрении, укажите это, установите важность «высокая». Это позволит выделить ваше письмо среди входящих писем. Но не злоупотребляйте напрасно этой функцией.

4. Не следует писать весь текст или фрагменты текста прописными буквами — это воспринимается как агрессия и создаёт неудобства вашему собеседнику.

5. Не следует употреблять сленг, специальные термины или сокращения . Использование сокращений (аббревиатур) в письме допускается лишь в том случае, если они общеизвестны. Если письмо официальное, то от них лучше отказаться.

6. Для придания письму эмоциональности допускается использование смайликов . Однако использовать их стоит умеренно, а в строго официальных письмах от них лучше отказаться.

7. Следует стараться не допускать грамматических ошибок , их наличие невольно снижает репутацию отправителя.

8. Обязательно используйте подпись , содержащую некоторую информацию о вас (должность, телефон, название вашей компании, другие способы связи и др.).

[2]

9. Если письмо имеет приложение в виде дополнительных файлов, то в тексте основного письма следует упомянуть об их наличии во вложении. Нормальным (и надежным) считается высылать без предупреждения вложения общим объемом до 2–3 мегабайт. Если вы хотите выслать вложение большего размера, уточните у корреспондента, пройдет ли такой файл через его почтовый сервер – у некоторых людей почта может читаться с телефона;

10. Существуют разные мнения относительно того, делать ли запрос о подтверждении получения письма. Лучше, конечно, не делать, т. к. многих это раздражает, а кто-то может расценить запрос как сомнение в его ответственности. Однако практика показывает, что почтовые службы иногда могут работать не совсем корректно, а отправителю нужна уверенность, что важное письмо получено адресатом. Поэтому иногда это правило нарушается в силу практических соображений.

Структура текста электронного делового письма практически ничем не отличается от структуры его бумажного аналога, однако некоторые особенности существуют.

Часто в электронных письмах вместо стандартного обращения используется приветствие адресата . Приветствие и персональное обращение к адресату создает доверие и придает письму персональную направленность. Игнорирование имени адресата воспринимается как некорректность, а полное отсутствие приветствия указывает на некоторую небрежность или невоспитанность отправителя. Приветствие следует писать отдельной строчкой, отделяя от основного текста письма. Наиболее распространенным считается приветствие « Здравствуйте, … », оно более нейтрально по отношению ко времени суток по сравнению с приветствиями « Доброе утро » или « Добрый вечер », использование которых уместно лишь в случаях, когда вы точно знаете, что ваш собеседник получает письма моментально или во вполне определенное время. Всевозможные « Доброе время суток… » и т. п. лучше отложить для неформального общения.

Читайте так же:  Влияние депрессии

Допускается не ставить приветствие, когда переписка ведется продолжительное время в течение дня, и представляет собой чередование вопросов и ответов.

Если вы не знакомы с адресатом, то в первом письме принято представляться и объяснять цель своего обращения.

Основной текст должен быть максимально лаконичным, но при этом информативным. Оптимальный размер текста – в одну страницу, он читается при открытии письма почтовой программой без прокручивания. Зрительное восприятие сообщения, смысловая разбивка предложенной на рассмотрение информации и, соответственно, ее усвоение облегчается при разделении текста на абзацы. Предложения и абзацы лучше строить короткими, если абзацев несколько – удобнее, когда они разделены пробелами.

Заключительная часть письма и подпись отделяются от основного текста пустой строкой. В качестве заключительной части часто используются нейтральные формы: « С уважением… », « Искренне Ваш… », « Всего наилучшего… » и т. п.

В реквизите подписи не следует использовать сокращений . Адресату должно быть понятно, как обратиться автору в ответном письме. После имени и фамилии (возможно и отчества) следует указывать должность отправителя и наименование организации. Этим вы даете адресату понять границы ваших полномочий и профессиональной компетентности в решении вопросов. Далее могут быть приведены: личный электронный адрес, контактные телефоны, адреса, другие способы связи, ссылки на сайты и т. п., например:

С уважением
Иван Иванов,
менеджер проекта «Стиль документа» http://doc-style.ru
E-mail [email protected]
Раб. тел. +7 (911) 911-9119
Санкт-Петербург

Время ответа на письмо – это один из показателей вашей позиции по отношению к деловым интересам партнеров и клиентов. В компаниях на этот счет существуют разные стандарты. Приемлемым считается время реакции на письмо в пределах двух–трех часов. Если, получив письмо и прочтя его, вы понимаете, что не можете дать ответ в течение одного рабочего дня, то правилом хорошего тона будет отправка адресату уведомления с информацией о получении письма и возможными сроками ответа на вопросы вашего адресата.

Этикет деловой электронной переписки

Большую роль в деловой жизни стал играть Интернет и электронная переписка, в которых появились определенные правила этикета, регламентируемые сетевым этикетом или «Сетикетом», который представляет собой совокупность правил, с помощью которых облегча­ется общение в Интернете.

Один из его разделов касается оформления и отправки электронных писем делового содержания. Полагаем, знание основных правил данного процесса будет чрезвычайно полезным для государственного и муниципального служащего.

Следует отметить, что при осуществлении переписки посредством электронной почты можно опускать обраще­ния и приветствия и сразу переходить к делу. Однако, если вы хотите, чтобы ваше электронное письмо носило офици­альных характер, рекомендуется использовать следующую формулу обращения: «Добрый день, уважаемый (уважае­мая) плюс имя, отчество адресата». И только после этого следует переходить к цели вашего обращения.

При всей неформальности общения путем электронных писем необходимо помнить и выполнять одно из самых главных правил их составления — соблюдение принци­пов грамотности и логичности. Тот факт, что электронная почта — быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Обязательно начинайте предло­жение с прописной буквы и ставьте точки. Имена и назва­ния должны начинаться с прописных букв. Текст, написан­ный одними строчными буквами без точек и других знаков препинания, трудно читать. Текст же, написанный одними прописными буквами, вообще воспринимается при чтении как непрерывный крик.

Необходимо использовать пропуски (пустые строки) или многоточие для отделения одной мысли от другой, так как в электронном письме они, как правило, играют роль абзаца.

Во многих организациях существует единый корпора­тивный стандарт оформления электронных писем, вклю­чающих структуру самого письма, правила обращения к клиенту, реквизиты подписи (Ф.И.О., должность, рабочие телефоны, адрес электронной почты и ссылку на сайт орга­низации). Кроме того, в данном стандарте может быть про­писан запрет на использование смайлов, не относящихся к деловой сфере.

В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

1) «шапка» в корпоративном стиле;

3) содержание, цель обращения;

5) личная подпись с указанием контактов;

6) ссылка на сайт организации;

7) логотип, если это необходимо.

При оформлении электронного письма в обязательном порядке должны быть заполнены поля «Тема» («Subjekt»), «Кому» («То»), «Важность письма» — при необходимости.

В поле «Кому» вводится электронный адрес получателя. Иногда есть необходимость отправить письмо с одним тек­стом нескольким получателям, тогда их адреса можно вве­сти через запятые. Обязательно заполните поле «Тема», иначе ваше письмо может быть удалено как снам. Здесь следует вписать несколько слов, характеризующих тему сообщения.

В некоторых почтовых программах можно указать сте­пень важности сообщения. Это просто необходимо, если адресат получает ежедневно большое количество писем. С пометкой «Важное» письмо получает приоритет при про­верке почты. Но злоупотреблять этой функцией не стоит, так как со временем она может потерять свое главное каче­ство.

Правилами сетикета определен следующий размер элек­тронного письма: оно должно быть в два раза короче, чем написанное на бумаге. Если вам необходимо переслать важ­ную информацию, содержащую большой объем, то лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.

Готовя пересылку большого вложения, превышающую 200—500 килобайт, обязательно предупредите об этом сво­его респондента. Лучше все же не пересылать больших вложений в письмах. Существует много других способов передать большие тексты, фото или звук, минуя электрон­ную почту (например, через ftp-серверы или через веб-интерфейс).

При традиционной переписке приходится либо хра­нить конверты с адресами, либо записывать их. Помнить электронные адреса всех ваших респондентов также невоз­можно, да и не нужно. Для этого в любой почтовой про­грамме есть функция «Адресная книга», в которой можно хранить e-mail своих адресатов и другую контактную информацию. При использовании этой функции отправить электронное письмо намного проще «бумажного», доста­точно выделить нужное имя в адресной книге и нажать кнопку «отправить почту».

Когда электронное письмо придет от респондента, занесенного в вашу «Адресную книгу», вы всегда будете знать, от кого именно получили электронное сообщение, так как зафиксированный контакт отразиться в поле «От» («From»).

Читайте так же:  Депрессия отчаяние

Для ответа на полученное письмо достаточно нажать на кнопку «Ответить» («Reply») в почтовой программе. При этом появляется форма для нового сообщения, в кото­рой в поле «Кому» («То») автоматически уже вписан адрес получателя, а в поле «Тема» будет приведена тема первона­чального письма с пометкой «Re:» в начале строки. По этой пометке ваш адресат поймет, что вы прислали ему ответ на письмо по конкретной теме. Таким образом, получатель сможет легко восстановить в памяти смысл переписки.

При ответе на деловое письмо следует оставить весь прежний текст без изменений, а сверху написать свой ответ.

Наличие электронной подписи в сообщениях является правилом хорошего тона для деловой переписки. Она пред­ставляет собой специально созданный файл (signature), содержащий текстовую подпись.

Всегда используйте подпись — она поможет вашему респонденту однозначно идентифицировать вас. И обяза­тельно включайте в нее несколько возможных способов связи с вами. Обычно это номера телефона, адрес электрон­ной почты, факс, ICQ.

Электронная подпись не должна превышать пяти-шести строк, причем количество символов в строке должно быть не более 70.

В заключение следует остановиться на некоторых особенностях сетикета при отправке и получении электронных писем.

После отправки электронного письма остается определенный процент сомнения в том, дошло ли оно до адресата. Поэтому в следующий раз ради собственного спокойствия вы уже отправляете письмо с уведомлением о получении. Но по правилам сетикета такая отметка является призна­ком неуважения и недоверия к респонденту. Рекоменду­ется после отправки своего сообщения по электронной почте позвонить адресату и уточнить, дошло ваше письмо или нет. Довольно часто для подтверждения используется следующая формулировка: после текста основного письма, перед вашей электронной подписью пишется фраза: «Полу­чение письма просим подтвердить ответным письмом или по указанным ниже телефонам».

По правилам сетикета на электронные письма обяза­тельно нужно отвечать, время ответа не должно превышать двух суток. Если вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. Необходимо отвечать на письма с испорченной кодиров­кой. В этом случае лучше присоединить вложение с пояс­нениями, чтобы ваш корреспондент его обязательно сумел прочесть. Обязательно нужно отвечать и на письма, содер­жащие вложение: вы должны подтвердить, что вложение дошло и нормально открылось.

Сеанс электронного диалога заканчивается по правилам телефонного этикета: кто первым начал переписку, тот пер­вым ее и заканчивает.

Следует иметь в виду следующее правило: если вы не отвечаете на электронное письмо в течение семи дней, это является подтверждением вашего нежелания общаться. Поэтому при стремлении сохранить деловые отношения вам нужно обязательно через два-три дня после отправки электронного письма позвонить или направить повторное письмо своему адресату для уточнения, дошла ли до него информация.

Помните, что в деловом мире следует всегда отвечать на письма, независимо от того, бумажные они или электрон­ные. Иначе вас могут посчитать безответственным и легко­мысленным человеком, что не лучшим образом отразится на вашей деловой репутации и карьере.

3. Этикет телефонных переговоров.

«Телефон—это то, что может сделать человека всесильным или напрочь лишить его власти. Он может быть неприятен, как нежданный гость, он может отвлечь вас от основной работы, стать полноправным хозяином у вас дома или в конторе. Он может съесть уйму вашего времени. Отвечая на звонок, вы открываете настежь двери собственного дома, позволяя вла­мываться туда кому не лень. Неудивительно, что при такой бесцеремонности и навязчивости телефон может стать причиной серьезных стрессов, недоразумений, разного рода осложнений и неприятностей» [3] ,— так начинается книга Полли Берда «Обуз­дай свой телефон!»

Телефонные разговоры занимают значительное место в деловой жизни. По подсчетам специалистов, на них тратит­ся до 27% рабочего времени. А сколько деловых разговоров приходится вести по телефону дома, а порой и находясь на отдыхе! И если человек не владеет культурой телефонного общения, не знает элементарных правил его ведения или пренебрегает ими, то это может существенно подорвать его авторитет, навредить карьере, снизить эффективность его деятельности.

[3]

Профессиональное умение вести разговор по телефо­ну производит благоприятное впечатление на собеседника и всех присутствующих, повышает репутацию говорящего, способствует успеху его дела, позволяет решать поставлен­ные задачи.

С помощью телефонных разговоров деловые люди обмени­ваются необходимой информацией, договариваются о чем-либо (о встрече, совместных мероприятиях, дальнейшем сотруд­ничестве и т.д.), консультируются по различным вопросам, наводят необходимые справки. По телефону можно выразить просьбу, отдать приказ или распоряжение, проконтролировать чью-то деятельность, поздравить в связи с достигнутыми ус­пехами, праздниками, памятными датами и др. Телефон дает возможность устанавливать и поддерживать контакты с нуж­ными людьми. Одним словом, телефон сегодня становится незаменимым средством в работе. Однако, активно используя телефон в деловой жизни, не следует забывать об очень важном условии: время, затраченное на звонок, должно соответствовать степени сложности решаемой проблемы. В противном случае телефон может превратиться в чудовище, поглощающее у нас массу полезного времени.

Некоторые ошибочно полагают, что чем чаще человек поль­зуется телефоном, чем больше телефонов стоит у него на столе, тем важнее и солиднее он выглядит, тем больше информации он получает, тем успешнее идут у него дела. Это далеко не так. Чрезмерное увлечение телефоном скорее может навредить работе, поэтому прибегать к его помощи нужно только в случае необходимости.

Очень важно по возможности упорядочить ведение теле­фонных разговоров в течение дня. Целесообразно установить часы, когда вам можно звонить, это позволит освободить время для основной работы. Коллеги и подчиненные должны знать, что вас нельзя отрывать телефонными звонками, когда вы заняты неотложным делами. Их можно попросить поговорить от вашего имени.

Следует научиться прогнозировать, кто и когда Вам скорее всего позвонит, чтобы соответствующим образом подготовиться к разговору. Планировать нужно и свои телефонные звонки. В начале рабочего дня вы на листке бумаги записываете фамилии и номера телефонов всех лиц, с которыми надо сегодня связаться. Затем начинаете звонить по списку. Для ведения разговоров по телефону целесообразно ис­пользовать специальные телефонные блокноты, в которых записывается содержание разговора, указываются дата и время звонка, а также кто звонил, кому звонил, откуда, что нужно предпринять в ответ на звонок.

Читайте так же:  Профессиональное деловое общение

На столе у делового человека всегда под рукой должен быть телефонный справочник своей организации для внутреннего пользования, справочник учреждений и предприятий, с кото­рыми постоянно приходится контактировать, список номеров наиболее часто используемых телефонов, а также телефонов аварийных служб.

Надо сделать удобным и свое рабочее место. Телефон следует поставить туда, где легче и проще всего им пользоваться. На столе должно быть достаточно свободного места, чтобы вести запись во время телефонного разговора, иметь возможность быстро найти нужные для разговора документы, бумаги, бланки и т.п.

Ведение телефонного разговора — это своего рода искусство, овладение секретами которого необходимо деловому человеку.

Телефонный разговор, как правило, строится по определен­ному образцу, имеет свою СТРУКТУРУ:

1. Взаимные представления (20 ± 5 секунд).

2. Введение собеседника в курс дела (40 ± 5 секунд).

3. Обсуждение ситуации (100 ± 15 секунд). Необходимо иметь тщательно продуманный перечень главных и второстепенных вопросов, требующих короткого и конкретного ответа.

4. Заключительное слово (20 ± 5 секунд). Как и при непосредственной встрече, в разговоре по теле­фону очень важно первое впечатление о собеседнике, поэтому далеко не безразлично, какие слова в начале разговора прозвучат в трубке, каким тоном они будут произнесены.

Когда деловая встреча подходит к концу, как правило, со­вершается небольшая заключительная церемония: теплые слова прощания, рукопожатия, дружеские объятия. Разговор по теле­фону также должен заканчиваться на положительной оптимистической ноте. И хотя собеседники не могут пожать друг другу руки, они должны найти подходящие слова, побуждающие к дальнейшей совместной работе.

Разговаривая по телефону, необходимо вести себя достойно, т.е. обращаться с собеседником вежливо и корректно, внима­тельно слушать его, не перебивать, не обрывать на полуслове, не грубить, не давать волю своим эмоциям. Нужно следить за своей речью, тщательно подбирать слова, характеризующие вашу организацию и людей, которые в ней работают. Недо­пустимо в телефонном диалоге использовать разговорные слова типа пока, привет, как бы естественно они ни звучали, фамильярные и всякие неформальные обращения (дорогуша, душечка, котенок и т.п.), которые могут обидеть адресата или быть неправильно поняты им.

Сформулируем основные требования, предъявляемые к раз­говору по телефону:

— четкое произношение слов, особенно фамилий и чисел;

[1]

Этикет деловой переписки

Служебная переписка – совершенно особый жанр, которым вы должны овладеть, если собираетесь подниматься по служебной лестнице. Хорошие навыки делового письма будут служить вам верой и правдой: помогут в общении с подчинёнными, начальством и партнёрами, подчеркнут вашу образованность и кругозор. Стиль общения должен быть сдержанным, целенаправленным, без отклонения от заданной темы.

Особенности делового общения

Любое общение: и личное, и письменное – это взаимодействие с людьми с целью обменяться информацией, произвести впечатление, договориться. Ничто человеческое нам не чуждо, мы порой даём волю эмоциям, но в бизнес-сфере не должно быть места бурному проявлению своих чувств, особенностей характера и темперамента.

Невозможно представить себе, чтобы на международной встрече президенты разных стран распевали песни, громко хохотали или высказывали личную неприязнь. На то и существует этикет, чтобы сделать нашу жизнь максимально комфортной и упорядоченной.

Важная черта бизнес-общения – то, что его нельзя оборвать на полуслове. На каждое полученное письмо нужно написать ответ, даже если вам этого не хочется. Если вам позвонили, а вы не успели снять трубку, нужно обязательно перезвонить. Конечно, общение с некоторыми людьми бывает неприятным. Именно поэтому в списке обязательных качеств менеджера значится стрессоустойчивость.

Бизнес-встреча, разговор по телефону или деловая переписка по электронной почте непременно имеют какую-то цель. В результате стороны должны прийти к выводам, обсудить проект, договориться о стратегическом партнёрстве и так далее.

Правила электронной переписки

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

В письменной речи ограничений и условностей, пожалуй, ещё больше, чем в устной. Общаясь с собеседником напрямую, при личной встрече, мы можем сделать интонационный акцент на том или ином факте, уточнить что-то, если собеседник нас не понял. Если допущена речевая ошибка, можем её тут же исправить. Но в служебном письме мы должны выражаться предельно ясно и чётко, чтобы слова не подразумевали двойного толкования.

Раньше говорили: «Бумага всё стерпит», подразумевая, что написать можно даже недостоверные факты. Мы же придерживаемся мнения, что вести деловую переписку нужно максимально честно. Кстати, сейчас бумажных писем отправляется всё меньше. В основном, в них переправляются договоры и прочие документы. В этом случае используются фирменные бланки как свидетельство высокого статуса организации.

В наши дни в большинстве случаев деловая переписка происходит в виртуальном пространстве, и у неё есть свои особенности. Когда диалог только завязывается, по этикету принято писать приветствие, к примеру: «Здравствуйте, уважаемый Олег Сергеевич! ». А при последующем обращении в течение рабочего дня приветствие можно опустить.

Грамотность

Письменное общение, в том числе по электронной почте, требует соблюдения языковых норм и безукоризненной грамотности. Ведь переписка раскроет перед образованным собеседником ваши пробелы. Поэтому советуем проверять написанное с помощью специальных сервисов, если в собственных знаниях вы не вполне уверены.

Перечислим общие правила, которых требует этика электронного общения. Они достаточно простые, но многие, увы, ими пренебрегают:

  • начало каждого предложения пишется с заглавной буквы;
  • в конце фразы ставится точка, чтобы смысл прочитанного был понятен;
  • чтобы разложить по полочкам проблему и предложить пути решения, полезно применять маркированный или нумерованный список;
  • для наглядности хорошо использовать таблицы, графики, диаграммы;
  • не пытайтесь специально показаться умным, образованным собеседником, не усложняйте простые мысли избыточными причастными и деепричастными оборотами;
  • чем проще вы излагаете свои мысли, тем лучше;
  • хотя в бытовой речи культура требует избегать жаргонизмов, в деловой среде профессиональный жаргон и заимствования из английского сейчас считаются хорошим тоном (но не переусердствуйте! ).

Виды деловых писем

Различают следующие типы посланий:

  • рекламные предложения;
  • благодарственные;
  • сопроводительные;
  • гарантийные;
  • напоминания;
  • предупреждения;
  • предложения о сотрудничестве.

Их структура практически одинакова. Что же касается объёма, то длинный текст плохо смотрится в теле письма. Лучше оформить его в виде отдельного файла и прикрепить как вложение. В этом случае в самом письме, после приветствия, нужно кратко указать, о чём идёт речь во вложенном файле.

Структура письма (начало)

Кроме общих правил, важно знать некоторые подробности деловой письменной речи. Мы приведём правила, которые будут уместны в подавляющем большинстве случаев.

Читайте так же:  Русская хандра им овладела понемногу

Начало электронного письма называется шапкой. В нём стоит логотип организации. Полезно всегда иметь под рукой (то есть на рабочем столе вашего компьютера) шаблон, в который внесен этот логотип.

В отличие от офлайн-общения, современные правила не обязывают приветствовать адресата, и можно сразу, назвав его по имени и отчеству, изложить суть дела. Однако многие продолжают писать в начале сообщения: «Доброе утро! », «Здравствуйте! », «Добрый вечер! » или «Приветствую». И в этом тоже нет отступления от нормы.

Требования к основной части письма предполагают, что именно в ней заключается смысл переписки. Разделение текста на абзацы считается хорошим тоном, признаком внимательного отношения к собеседнику. В каждом абзаце называют тот или иной аспект темы и раскрывают его. Кроме обозначения проблемы, принято предлагать пути её решения. Так сказать, раскрывать бизнес-идею в миниатюре.

Структура письма (заключение)

В заключительной части послания можно выразить как формальные, так и более личностные чувства. Общепринятыми считаются формулировки «С уважением… », «С наилучшими пожеланиями… » («best regards» по-английски) или более эмоциональное пожелание «Хорошего дня! ».

В личной подписи обязательно указывать фамилию и имя (а в некоторых кругах, ещё и отчество). Также должны стоять номера телефонов, по которым можно дозвониться: мобильный и служебный городской. В последнее время в моду вошла электронная подпись с логотипом компании.

Дополнительная ссылка на электронный портал организации служит дополнительной рекламой и в перспективе может увеличить трафик этого сайта.

Как отправлять бизнес-послание?

У большинства сотрудников офиса хранится весьма обширный архив писем в электронном почтовом ящике. Чтобы собеседник не запутался в длительной переписке, рекомендуется отправлять письмо в виде ответа. При нажатии соответствующей плашки в начале темы письма появляется английское сокращение «Re… ». Это очень удобно, потому что адресат сразу вспомнит ход переписки.

Можно сохранять всю историю виртуального общения с данным собеседником, а можно оставлять только последние или наиболее значимые цитаты. Современный бизнес-этикет требует достаточно быстро отвечать на письма. Ведь за рабочим компьютером мы проводим значительную часть нашего дня. К тому же почту можно проверить и с мобильных устройств.

Если вы переживаете, дошло ли письмо до адресата, используйте удобную функцию «Уведомление о получении», которая есть практически на всех почтовых серверах. Таким образом, вам будет понятно, что письмо было просмотрено.

Если послание обладает особой важностью и срочностью, то допускается написать sms или сделать телефонный звонок, чтобы напомнить о письме.

Не стоит упоминать о том, что быстрый ответ на электронные письма свидетельствует о вашей серьёзности и мобильности в решении рабочих вопросов.

Нужны ли нам штампы

В среде творческих деятелей использование штампов не принято и, более того, высмеивается и порицается. Но в деловой переписке штампы помогают отражать стандартные ситуации.

Полезно завести себе виртуальную копилку устойчивых выражений и фраз. Ведь на этих клише и строится структурированное общение, делопроизводство, решение формальных вопросов. К примеру, сочувствие выражается оборотом «К сожалению, мы вынуждены сообщить вам… ». Чувство признательности отражено в этой дежурной формуле: «Благодарим вас за неоценимый вклад… ». И, наконец, радость: «С гордостью сообщаем вам, что… ». А вот завершающая фраза: «Рассчитываем на дальнейшее плодотворное сотрудничество» выражает надежду на дальнейшие деловые контакты.

Итак, мы рассказали об этикете деловой переписки. Эти правила нужны для того, чтобы сделать общение максимально комфортным и плодотворным. Используйте их, и вы увидите, что ваши дела на службе пошли на лад!

Подробнее об правилах деловой переписки, в том числе электронной, смотрите в следующем видеоролике.

Этикет делового письма

Во всем мире существуют правила написания деловых писем, несоблюдение этих правил может не только отразиться на престиже всей вашей фирмы, но и существенно помешать заключению очень выгодных контрактов. Во первых бумага для делового письма всегда должна быть абсолютно чистой. Во вторых крайне желательно иметь собственный фирменный бланк делового письма с эмблемой фирмы, и ее полным названием, с указанием почтового и телеграфного адреса, должны обязательно присутствовать номера телефонов и факсов.

Согласно этикета делового письма все страницы нумеруются, кроме титульной (первой), текст оформляется арабскими цифрами. Ширина полей письма с левой стороны листа обязательно должна быть не менее 2 см. Весь текст печатается через полтора-два интервала. Абзац начинается с абзаца, с отступлением не менее пяти интервалов от левого поля. Рекомендуется избегать переноса слов. Дата отправления письма ставиться в правом верхнем углу под указанным адресом организации, которая отправляет письмо.

При переписке или повторной отправке письма вашему партнеру, желательно начинать с вежливой ссылки на последнее полученное от него сообщение. Делается это в основном для того, чтобы дать понять вашему партнеру о получении предыдущего делового письма и , что дальнейшая переписка строится на его основе.

По правилам делового этикета при написании первого письма партнеру, необходимо начать с представления вашей фирмы, ее основных целей и задач, которые планируется выполнять при совместной деятельности.Самым лучшим способом будет выслать вашему партнеру буклет с подробной и исчерпывающей информацией о фирме. Однако раскрываемый рекламный материал не должен быть больших объемов. Текст изложенного материала должен быть языком вашего партнера или английском языке.

Заканчивается письмо как правило словами благодарности за сотрудничество и искренним выражением надежд на его успешное продолжение. И непременно с указанием: «Искренне Ваш», «С» и т. п. В завершении ставится подпись на правой стороне листа, под словами заключительной формулы вежливости.

Этикет делового письма и его написание — это своего рода искусство. Деловое письмо должно быть безупречным во всем: даже мелкое несоблюдение правил делового письма может сделать его неправомочным с юридической точки зрения . Правильно оформленное юридически, а так же написанное хорошим языком, напечатанное на фирменном бланке деловое письмо — это один из залогов успеха и будущего процветания вашего дела.

Читайте так же:  Правила общения делового человека

LiveInternet

LiveInternet

Рубрики

  • 01 (65)
  • Cекреты стилистов (26)
  • Бизнес (11)
  • Бисер (22)
  • Вышивка (66)
  • крестом (40)
  • лентами (7)
  • Уроки (9)
  • Вязание крючком (236)
  • Идеи (62)
  • Ирландское кружево, мотивы (9)
  • На вилке (1)
  • Одежда (77)
  • Прихватки (6)
  • Узоры (36)
  • Уроки (40)
  • Вязание спицами (222)
  • Одежда (159)
  • Узоры (19)
  • Уроки (39)
  • Головные уборы, шарфы, шали (66)
  • Для портфолио (16)
  • Здоровье (78)
  • Из соленого теста (2)
  • Из соломки (12)
  • Интересно (20)
  • Интересные сайты (29)
  • Интерьер (19)
  • Картинки (4)
  • Кулинария (299)
  • Бутерброды (17)
  • Заготовки (27)
  • Из теста (75)
  • Интересно о еде (50)
  • Первые и вторые блюда (41)
  • Рецепты для мутиварки (11)
  • Салаты (22)
  • Сервировка стола (12)
  • Сладкие блюда и напитки (23)
  • Лоскут (53)
  • МУДРЫЕ ЦИТАТЫ (21)
  • Подарки и упаковка (67)
  • Пасха (3)
  • Рождество, Новый год (34)
  • Подушки (15)
  • Полезные советы (25)
  • Прихватки (11)
  • Прически (17)
  • Программы для компа (45)
  • Развивашки (16)
  • Разное (31)
  • Рукоделие (158)
  • Декупаж (6)
  • Идеи (77)
  • Из бумаги (44)
  • Из соломки (5)
  • Органайзеры для рукоделия , игольницы (12)
  • С миру по нитке (17)
  • Сумки (18)
  • Тапочки, пинетки (16)
  • Уборка квартиры (6)
  • Улыбнитесь (33)
  • Холодный фарфор (5)
  • Цветы (41)
  • Школа счастья (75)
  • База Полезных Советов для всех! (10)
  • Шьем (97)
  • Для кухни (13)
  • Мягкая игрушка (36)
  • Одежда (19)
  • Шторы (4)
  • Этикет (27)

Музыка

Поиск по дневнику

Подписка по e-mail

Постоянные читатели

Статистика

Деловой этикет копирайтера – электронная переписка

Четверг, 13 Сентября 2012 г. 20:20 + в цитатник


Удаленная работа имеет целый ряд особенностей, отличающих её от привычной работы в офисе. Если в офлайне мы может расположить к себе собеседника личным обаянием и безукоризненностью манер, то он-лайн играет по другим правилам – здесь общение происходит посредством электронной почты, icq и других средств связи.

Сегодня я хочу затронуть особенности этикета деловой электронной переписки. Затратьте несколько минут на ознакомление с ними и эффективность вашей переписки значительно возрастет.

Деловой этикет копирайтера. Значение темы

Если вы отправляете деловое письмо по электронной почте, особое внимание уделите графе «Тема». Малосодержательная или двусмысленная фраза, обозначенная в теме, может привести к тому, что послание не достигнет адресата – антиспам может просто не пропустить подобное письмо. Помимо этого адекватная тема поможет адресату сориентироваться и не проглядеть важное письмо – не стоит забывать, что в некоторые почтовые ящики приходят сотни, а порой даже тысячи всяческих посланий.

Деловой этикет копирайтера. Структура делового письма

Четкое структурирование позволит читателю охватить письмо буквально одним взглядом. Это значительно повышает шансы на то, что ваше послание будет внимательно изучено, а не отправлено в корзину.
Заголовок – здесь должна прозвучать основная идея письма;
Приветствие – в большой степени зависит от степени доверительности отношений с оппонентом. Следует учесть, что при составлении персонального послания свое уважение вы можете выказать, обращаясь на Вы;
Содержание, а также непосредственная цель послания – лаконично, но полноценно опишите все, что вы хотите донести до удаленного собеседника. Не забывайте разбивать текст на абзацы – сплошная «простыня» вызывает раздражение. Человек может просто передумать читать ваше письмо, увидев столь тесные ряды «значков»;
Прощание – как и приветствие, зависит от доверительности отношений. Строгое деловое письмо логично завершить стандартно фразой «С уважением»;
Подпись автора письма следует сразу за прощанием. Большинство почтовых сервисов дают возможность вставлять подпись автоматически. Хорошенько продумайте стиль своей подписи – в деловой переписке недопустимы фривольность и двусмысленность;
Ссылка на сайт компании либо на личный сайт ставится после подписи;

Деловое письмо желательно украсить логотипом – это положительно сказывается на имидже компании и делает её более узнаваемой.

Деловой этикет копирайтера. Особенности переписки

Если вы намерены поддерживать деловые отношения, старайтесь, чтобы оппонент не ждал ответа более двух суток. Особенно актуально это для писем с вложениями – своевременный ответ даст вашему визави понять, что вы все получили и без проблем открыли.

Завершение деловой переписки подчиняется правилам этикета телефонных разговоров – последнее письмо должен отправить тот, кто начал переписку.

Деловой этикет копирайтера. Формат электронного письма

В большинстве случаев электронная переписка не требует объемности, наоборот, лаконичность всячески приветствуется. Приложите все старания для того, чтобы словам было тесно, а мыслям просторно.

Разбивайте текст письма на смысловые абзацы – в таком формате текст на экране лучше воспринимается. Уделите внимание формату шрифта – жирное выделение, курсив и заглавные буквы предназначены для выделения ключевых моментов. Не перегружайте текст подобными выделениями.

Текст, набранный заглавными буквами, при чтении воспринимается как КРИК. Сложно представить себе партнеров, которые кричат на деловых переговорах. Не допускайте подобный промах в электронной переписке.

Уделите внимание пунктуации и орфографии. Знаки препинания позволяют сделать текст более объемным, живым. С их помощью вы можете расставить правильные акценты. Фраза «Казнить нельзя помиловать» не зря стала практически нарицательной. Всего одна запятая может решить судьбу человека.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Большое количество орфографических ошибок обычно свойственно для людей малограмотных. Случайная опечатка может вызвать лишь улыбку на лице вашего оппонента, но большое количество ошибок чернильным пятном расползается на вашей репутации. Старайтесь проверять текст деловых писем перед отправкой.

Источники


  1. Гретхен Рубин Проект Счастье. Мечты. План. Новая жизнь / Гретхен Рубин. — М.: Эксмо, 2013. — 512 c.

  2. Гитин, В. Г. Эта покорная тварь — женщина / В.Г. Гитин. — М.: Торсинг, 2015. — 544 c.

  3. Лаундес, Лейл Как говорить с кем угодно и о чем угодно. Психология успешного общения. Технологии эффективных коммуникаций / Лейл Лаундес. — М.: «Издательство «Добрая книга», 2016. — 400 c.
Деловой этикет электронная переписка
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here