Деловой этикет секретаря

Предлагаем ознакомится со статьей на тему: "Деловой этикет секретаря" с комментариями профессионалов. Мы постарались собрать полную и достоверную информацию, переработать и предоставить в удобном для прочтения виде. Любые вопросы вы можете задавать в комментариях.

Деловая этика и этикет секретаря и руководителя фирмы.

Этика и этикет в работе секретаря означают тоже самое, что и в поведении людей других профессий. Это совокупность правил поведения, касающихся внешнего проявления отношения к людям.

Этика поведения секретаря проявляется в обладании профессиональными знаниями и навыками, в высоком уровне квалификации. Главная роль секретаря состоит в знании существа деятельности руководителя и умении значительную часть его работы брать на себя.

Высокий уровень профессиональной этики секретаря проявляется в том, чтобы обеспечить процесс прохождения документов, осуществлять в строго определённые сроки регистрацию почты, подавать во время перерывов чай и кофе.

Обстановка приёмной должна вызывать у посетителей положительные эмоции. Секретарь во многом будет способствовать эффективности деловых переговоров, если проявит радушие, любезность и таксичность по отношению к гостям.

Директор записывает всё, что ему необходимо. Секретарь дублирует эти записи: делает предварительные пометки карандашом, согласовывает с директором сроки приёма посетителей, затем записывает всё ручкой в строгой последовательности со временем и местом приёма.

Вступая в деловое общение с секретарём фирмы, посетитель, попавший на приём, стремится получить информацию, которая ему необходима для достижения определённых целей.

При входе в кабинет директора фирмы в рабочие часы стучать не нужно, достаточно приоткрыть дверь и спросить разрешения. В нерабочее время (до работы. После работы. Во время обеденного перерыва) стучать обязательно.

Руководитель фирмы, встречая в своём кабинете посетителя, предлагает ему самому выбрать место.

Искусный собеседник всегда найдёт возможность высказаться своему собеседнику, короткими репликами направляя разговор в нужное русло.

Считается бестактным во время встречи смотреть на часы.

Во всём мире в рамках корпоративной культуры принято указывать должность и статус.

В отечественных фирмах сам руководитель устанавливает форму обращения к нему со стороны секретаря: по имени, имени отчеству или совеем официально.

Телефонный этикет – составная часть человеческой культуры.

Уже по одному разговору с секретарём фирмы можно убедиться в мнение о данной фирме и её деловом образе.

Культура телефонного разговора начинается с хорошо продуманного сценария: куда звонить и с какой целью, в чём необходимо убедить своего собеседника и как это сделать.

Звонящий обязан назвать себя, если он не застал нужного ему человека. Он может передать лицу снявшему трубку сообщение для своего адресата.

Во время разговора главное не раздражаться, суметь понять собеседника и причину звонка.

Подняв телефонную трубку, секретарь называет свою фирму, отдел и фамилию.

Ответ на звонок должен быть таким, чтобы не пострадал имидж фирмы, и в то же время, чтобы не было ущемлено человеческое достоинство абонента.

Правила телефонного этикета предписывают поднимать трубку до 4 звонкателефона.

Дата добавления: 2015-10-05 ; просмотров: 1742 ; ЗАКАЗАТЬ НАПИСАНИЕ РАБОТЫ

Деловая этика секретаря — секрет успеха фирмы

Девушка или молодая женщина двадцати-тридцати пяти лет, приятной внешности — именно такое представление о секретарях является традиционным. Однако часто забывается, что деловая этика секретаря, умение организовать работу начальника, способность обеспечить жизнедеятельность всей компании — важнейшие профессиональные качества, необходимые первому помощнику руководителя.

Встречают по одежке

[2]

Первое впечатление, как известно, самое стойкое. Секретарь, который встречает посетителей компании, создает это самое первое впечатление — не только о себе или своем начальнике, но и об организации в целом, о методах ее работы, о внимании к сотрудникам и к их профессионализму. Поэтому требование безупречного внешнего вида секретаря — отнюдь не прихоть руководителя-самодура, а необходимость.

Строгий деловой костюм — одно из главных правил. При этом необходимо уловить и не нарушить тонкую грань между образом деловой женщины и «синим чулком». Этикет предполагает отсутствие сексуального вызова — и в то же время едва уловимую женственность. Классический гардероб секретаря — две юбки, брюки, жакет, несколько блузок и жилетов, пиджак. И, конечно, аксессуары — неброские, в небольшом количестве, но качественные и стильные.

Соответствовать образу должна и прическа — не допускаются длинные распущенные волосы, плохо уложены пряди, секущиеся концы. Очень осторожно рекомендуется использовать парфюм — аромат, кажущийся одному человеку приятным, другого может оттолкнуть. Классические туфли на каблуке (высота около пяти сантиметров), колготки или чулки Почему женщины больше не носят чулки?

даже летом, длина шага не более (но и не менее) двойной длины ступни — завершающие штрихи внешнего образа секретаря.

Рабочие будни

Ошибкой было бы думать, что работа секретаря — исключительно функция «чай — кофе», хотя наличие этих продуктов в офисе также зависит от его расторопности и внимательности. Однако гораздо важнее обязанности по грамотной и четкой организации деятельности руководителя, планирование его встреч, переговоров и совещаний. Кроме того, это разбор почты. Деловая этика секретаря предполагает сортировку писем, их фиксирование, передачу начальнику. В некоторых случаях профессиональный секретарь может самостоятельно ответить на часть корреспонденции по просьбе руководителя.

Не менее важно и умение правильно отвечать на телефонные звонки. Принято вместо привычного «алло» начинать разговор с названия организации, должности, затем необходимо представиться — и переходить к сути вопроса. При этом не стоит употреблять такие фразы, как: «не знаю», «мы не сможем это выполнить», «подождите», «вы должны». Если звонок нужно переключить на руководителя, уместен будет вопрос — «как вас представить?» (вместо «кто говорит?»). Улыбка в голосе, доброжелательность, заинтересованность — не менее важные составляющие успешности телефонных переговоров.

Прием посетителей

Деловая этика секретаря — это еще и умение создать максимальное удобство для всех, кто приходит в офис компании. Принято вставать со стула, чтобы поприветствовать входящих, и докладывать руководителю о посетителях (при этом в рабочее время, согласно этикету, стучаться в его кабинет не обязательно). Если потребуется какое-то время на ожидание приема, секретарь предлагает гостям присесть, при этом никогда не указывает на конкретное место — посетитель может сам выбрать наиболее удобное.

Предложить чай, кофе, журналы, отказаться от личных разговоров, если в приемной находится посторонний человек — все эти правила секретарь должен соблюдать неукоснительно. Во время совещаний, проходящих в кабинете начальника, будет уместно организовать подачу напитков, при этом поинтересовавшись пристрастиями посетителей («что вы предпочитаете?»), но только если наличие кофе-паузы предварительно оговаривалось с руководителем.

Читайте так же:  Депрессия психиатрия

В настоящее время, с ростом культуры ведения бизнеса и усилением внимания к соблюдению делового этикета Деловой этикет – полезен и позитивен

, уже принципиально неверно несколько пренебрежительное слово «секретарша» (которое есть во французском и итальянском языках, но в литературном русском отсутствует). На смену ему приходит более значимое и весомое — «секретарь», профессионал, без которого деятельность серьезных организаций невозможна.

Деловой этикет в профессиограмме секретаря

Деловой этикет секретаря.doc

Деловой этикет в профессиограмме секретаря

В приемной руководителя бывает множество посетителей, и от знания и соблюдения секретарем правил деловой этики зависит имидж ее, руководителя и организации в целом. Соблюдая деловой этикет, секретарь одновременно служит положительным примером и для посетителей, и для сотрудников.

Секретарь — это, прежде всего, лицо компании. Именно он встречает посетителей, отвечает на звонки, создавая тем самым первое впечатление об организации, которое, безусловно, должно быть хорошим. В обязанности секретаря входит еще и грамотная организация деятельности руководителя, а то и всей фирмы. Именно секретарь следит за тем, чтобы переговоры проходили точно по графику. По сути дела это руководитель приемной, помощник руководителя. Не случайно в последнее время все чаще вместо слова «секретарь» упоминается «офис-менеджер».

Не каждый способен работать секретарем. Важными характеристиками его являются: располагающая к доверию и солидная внешность, знание делопроизводства, безукоризненные манеры, умение четко и связно говорить, держать себя на людях, умение вести телефонные переговоры.

В телефонных разговорах секретарь должен быть вежлив и краток, при этом получить как можно большее количество информации. Отвечая на телефонный звонок, секретарь должен выяснить имя и должность собеседника, суть дела, доложить о нем руководству или при необходимости переключить телефон на сотрудника, отвечающего за данное направление, чтобы тот смог проработать вопрос для дальнейшего доклада.

Решать вопросы без указаний руководителя нельзя: лучше сослаться на свою некомпетентность, чем «наворочать дров». При приеме деловых партнеров, если руководитель занят и не может их принять немедленно, секретарь должен позаботиться о гостях: ненавязчиво должен предложить им сесть, просмотреть газеты или журналы, если же ожидание затягивается, то уместно предложить им чай, кофе или воду.

Дурным тоном для секретаря является игнорирование своих обязанностей, особенно в присутствии посетителей.

Секретарь, как правило, следит и за состоянием рабочего кабинета руководителя, за наличием на рабочем месте канцелярских принадлежностей. Не возбраняется так же уход за растениями в офисе (при их наличии). Стоит ли говорить, что рабочее место секретаря тоже должно быть в идеальном порядке.

Целью данной курсовой работы является изучения особенностей этикета в профессиограмме секретаря. Были сформулированы следующие задачи:

— изучить средства создания привлекательного имиджа секретаря;

— изучить особенности общения секретаря по телефону;

— изучить особенности работы секретаря в компании ООО «ИнтерКарго».

Глава 1. Этикет секретаря

1.1. Средства создания привлекательного имиджа

Для имиджа секретаря важно все: и манеры, и культура речи, и одежда, и интерьер офиса.

Производит, например, хорошее впечатление на посетителей, когда секретарь-референт, инспектор имеет собственную визитную карточку. Это подчеркивает ее значимость в фирме. Предпочтительно обращение к ней по имени-отчеству.

Секретарь целый день находится на виду. Безусловно, ее одежда должна быть красивой и удобной. Одежда всегда играла огромную роль в жизни женщины. Женщины тратят на одежду много времени и средств, и это себя оправдывает, прежде всего потому, что только хорошо одетая женщина чувствует себя уверенно и комфортно.

Работая над формированием своего имиджа, целесообразно взглянуть на себя критически, оценить достоинства и недостатки своей внешности и учесть нижеследующие рекомендации. Ориентиром здесь должна быть такая установка: партнер по общению должен видеть в вас одновременно делового человека, и женщину. Мужчины ценят в женщине кроме деловых качеств внешнюю привлекательность и женственность. Поэтому производить впечатление «синего чулка» не стоит. Однако не должна возобладать и противоположная тенденция — превалирование женственности над деловитостью. [ 9 ]

Одежда. Предпочтение стоит отдавать костюмам. Костюм дает гораздо больше возможностей для комбинирования. Он предполагает замену блузок, платков, шарфов, а также время от времени — юбки на брюки или одного жакета на другой.

Платья допустимы только в жаркую погоду, причем только однотонные.

В деловой одежде абсолютно запрещен самодельный трикотаж. Ни в коем случае не надевайте в офис самосвязанные вещи, какими бы качественными они ни казались.

Деловая одежда не может быть сексуально провоцирующей, облегающей. Под этот запрет попадает как слишком узкая и короткая одежда, так и слишком длинная. И все потому, что миниюбка, и струящийся шелковый балахон до пят одинаково успешно превращают женщину в сексуальный объект. А это-то и не разрешается в деловом мире.

В любую погоду женщина на работе должна быть в колготках или чулках.

В солидных фирмах требования к одежде особенно строгие. В частности, сотрудницам в обеденный перерыв рекомендуется сменить блузку и колготки.

Гардероб деловой женщины. В нем должны быть две-три юбки, жакеты, две-три блузки. Менять туалеты желательно ежедневно, ведь одна и та же вещь, надеваемая каждый день, надоедает и «гасит настроение». Деловую одежду отличает классический покрой и многофункциональность. Но тем не менее и здесь предназначением женской одежды было и остается подчеркивание собственной неповторимости и элегантности. Женщины всегда обладает правом на оригинальность своей одежды и на свой стиль в ее ношении.

Походка. По мнению экспертов, оптимальная ширина шага, не лишающая женскую походку необходимой элегантности, составляет полторы длины ступни. Более длинный шаг придает женщине излишне мужской и авторитарный вид. При коротком — наоборот, она кажется робкой и нерешительной. Главный секрет походки супермоделей — в их абсолютной уверенности в собственной неотразимости. «Я самая-самая, — написано на их невозмутимых лицах, — может ли кто-то усомниться в этом хоть на минуту?». Двигаясь по подиуму, они следят за осанкой и держат спину, стараясь казаться еще выше и стройней. При этом тело несколько отклонено назад, а бедро выдвигается вперед. Почему бы не воспользоваться такими маленькими модельными хитростями в повседневной жизни? Есть ситуации, когда к вам прикованы взгляды всех вокруг и вам просто необходимо устроить блестящее дефиле:

Читайте так же:  Курсовая работа разрешение конфликтов

· Когда вы заходите в кабинет руководителя;

· Если большинство присутствующих людей сидят и вы чуть ли не единственная, кто оказался на ногах;

· Когда вы покидаете автомобиль или входите в холл — потому что в этот момент женщина особенно часто оказывается под перекрестными взглядами;

· На приеме, презентации и т.п., когда вас подводят к кому-либо с целью знакомства;

· В ресторане или баре, когда вы входите в него или пересекаете зал, двигаясь к своему столику.

Ткани на службе женщины.

Особенно ценен хороший вкус, который проявляется в умении подобрать для своей одежды ткани по структуре и расцветке. Так, худеньким женщинам лучше всего шить или покупать одежду из легких «торчащих» тканей или из тканей с большим ворсом. Полным, наоборот, пойдут тяжелые, «падающие» ткани. К тонким фигурам хорошо подходят ткани ярких расцветок с крупным рисунком, с поперечными или косыми полосками, в крупную клетку, а также однотонные светлые ткани (белые, голубые, желтые и т.д.) с различными блестящими оттенками. Женщинам, имеющим полную фигуру, больше идут ткани с мелким рисунком, продольными полосами и однотонные ткани темных расцветок (черные, коричневые, синие и т.п.). такой подбор красок и рисунков объясняется их световыми эффектами: в первом случае они как бы укрупняют фигуру, во втором — делают ее тоньше.

Цвет ткани подбирается в зависимости от цвета и характера кожи, волос, лица женщины. Ткани пастельных оттенков идут только к хорошему цвету лица и гладкой коже, не имеющей каких-либо изъянов, родинок и т.д. Голубой цвет идет блондинкам, обладающим ярким цветом лица. Им также идут розовый и оранжевый цвета, оттенки черного, белого, серого цветов. Рыжеволосым не идут розовый, оранжевый и желтый цвета. Им подходят коричневый с фиолетовым оттенком, зеленый или голубой цвета. Брюнеткам лучше носить платья ярких цветов (красного, черного, фиолетового и т.п.).

Во всем ансамбле одежды лучше иметь не более трех цветов, причем они подбираются так, чтобы подчеркнуть основной, доминирующий цвет или контрастировать с ним. Лучшими цветами делового платья считаются темно-синий, рыжевато-коричневый, бежевый, темно-коричневый, серый, умеренно синий и светло-синий.

В одежде делового стиля отдается предпочтение не только гладкокрашеным тканям названных цветов, но и различным вариантам полосок и клеток в серых и серо-синих тонах. В то же время совершенно нежелательны геометрические, растительные или абстрактные рисунки.

Элегантной деловой женщине много вещей не нужно — вполне хватит, например пары жакетов (один однотонный, другой — клетчатый или полосатый), двух юбок, брюк, нескольких блузок и жилетов. Даже если у вас совсем немного одежды, скажем, две юбки и три блузки, чередуйте их — сегодня одно, завтра другое.

Помните, что сочетание юбка-кофта еще не является деловым костюмом. Чтобы юбка и блузка выглядели как элегантный деловой костюм, они должны быть тщательно подобраны по цветовой гамме и дополнены аксессуарами.

Старайтесь избегать вещей, которые приобретают на рынках: турецких костюмов из мокрого шелка, блузок и юбок из липкой синтетики и пр.

Избегайте ярких, кричащих тонов, мнущейся одежды.

В деловой одежде недопустимы джинсовая и спортивная небрежность.

Следите за тем, чтобы цвет и качество ваших колгот соответствовали костюму и обуви. Колготы с блеском искажают форму ног, подчеркивают недостатки.

Лучше, когда украшений немного, но они по возможности дорогие. Выбирая бижутерию и украшения, имейте в виду, что мелкие висячие серьги подходят девушкам с правильными чертами лица. Большинству же идет крупная бижутерия (клипсы, серьги).

Деловая женщина не должна надевать четыре украшения сразу: клипсы (серьги), бусы (цепочка), брошь и браслет. Максимально допустимы только три украшения вместе. [ 7 ]

С деловым костюмом редко сочетаются различные банты в волосах, блестящие заколки, обручи, цветные резинки и т.п.

Цветной платочек (но не цветастый), брошь, фигурная заколка, оригинальный поясок, элегантная сумочка — эти и другие нехитрые детали женского туалета придают внешнему виду индивидуальность. Стремление быть замеченной — глубинная потребность истинной женщины. Вот почему она постоянно изобретает средства для ее удовлетворения. И эффект аксессуаров — одно из таких средств.

Примечательно, что достижение данного эффекта не требует каких-то значительных материальных затрат. Сами аксессуары поддаются многочисленным комбинациям. Они прекрасно выполняют роль дополнительных деталей в создании личного имиджа.

Тонкие золотые и серебряные цепочки, кулоны не носят поверх трикотажных и шерстяных вещей. Что касается крестика — это личное, символ веры, и носить его поверх одежды не рекомендуется.

Не увлекайтесь обувью с вычурными, блестящими украшениями. Такая обувь редко подходит к деловому костюму.

Самая простая одежда становится элегантной, если на вас красивые туфли изящной формы, гармонирующие по цвету с элементами костюма.

Деловой этикет в профессиограмме секретаря

Деловой этикет секретаря.doc

Сохранить даже к концу напряженного рабочего дня легкую, красивую походку помогает каблук средней высоты (около 5 см). Высокие каблуки рекомендуются только для торжественных случаев.

Прическа должна быть строгой, но элегантной. В деловом стиле не допускаются распущенные длинные волосы. Особое внимание обратите на кончики волос: сеченые, пережженные волосы производят впечатление неопрятности, их обязательно нужно подстригать.

Женщины, как известно, красят волосы, чтобы выглядеть моложе и красивее. Седина прибавляет мужчине солидности и в такой же степени отрицательно влияет на облик женщины.

В психологическом плане темные волосы женщины более подразумевают власть, светлые же способствуют ее популярности. Однако смелые эксперименты с волосами, особенно с цветом, снижают деловой авторитет женщины.

[3]

Для каждой женщины очень важен выбор прически; ниже указывается ряд правил.

Прическа: три правила.

1. Прическа выбирается с учетом фигуры. Крупная и высокая женская фигура: средняя длина волос должна быть до мочки уха, увеличен их объем на височной части. Маленькая и полная фигура: ей пойдут волны или легкие кудри, уходящие в теменную зону. Маленькая и худенькая женщина: линия каре — короткий и удлиненный вариант, увеличенный объем волос около ушных областей и висков.

2. Прическа выбирается с учетом типа лица. Нет особых проблем с выбором прически для тех, у кого лицо овальной формы. К круглому лицу подойдет каре классического или романтического стиля. При квадратном лице не следует открывать лоб, рекомендуется челкой прикрывать верхнюю лобную зону. Существуют способы подкорректировать отдельные части лица. Так, длинный нос требует напуска волос надо лбом, вздернутый — использовать кудри. Скошенный подбородок выправляет зачесанные назад волосы или прическа с пробором.

Читайте так же:  Определение понятию деловое общение

3. При выборе прически следует принимать во внимание форму головы. Если заметно выражена теменная часть, то желательна стрижка, уменьшающая объем теменной части. Если скошена линия лба, то лучше всего длинная челка.

Макияж является обязательным: накрашены губы, ресницы, немного румян, маникюр. Лак для ногтей желательно подбирать в тон губной помады, и уж во всяком случае он не должен быть кричащим (черным, синим, зеленым). Длина ногтей — средняя. Блондинкам, предпочитающим холодную гамму, рекомендуются розоватые, серые, сливовые и серо-голубые тени, бежевый или розовый тональный крем. Теплую гамму у блондинки создают каштановые или медные тени для век при золотисто-бежевом тоне лица. Остальной макияж сдержанный. Помада может быть яркой.

Черноволосым женщинам не следует применять яркие и так называемые чистые цвета. Серые и розовые тени «смягчают» взгляд.

Каштановые оттенки волос нейтральны. Их отлив может быть теплым (коричневым и красноватым с желтым) или холодным (пепельно-каштановым). Если волосы медно-каштанового оттенка, а глаза цвета лесного ореха, то предпочтение следует отдавать светло-бежевому тону лица. Глаза подчеркиваются сочетанием теней коричневого и рыжеватого цветов или золотистого и цвета листвы. Румяна и губная помада в таком случае — медных и коричневато-оранжевых оттенков. [ 6 ]

Если волосы пепельно-каштановые, а глаза карие, голубы, то тон лица — розовый. Макияж глаз — желто-каштановый или бежево-розовый.

Оправа очков должна быть средних размеров, пластмассовая или металлическая. Брюнеткам рекомендуется подбирать оправу в тон к волосам, блондинкам и рыжеватым — избегать оправ, цвет которых хоть как-то напоминает цвет их волос. Для них лучшая оправа — коричневого цвета. Не рекомендуются темные и дымчатые очки, особенно во время деловой беседы.

На работе нужно им пользоваться очень осторожно или не пользоваться вообще. Запах, который нравится вам, может раздражать ваших коллег. А может, наоборот, сексуально привлекать, что на работе не рекомендуется.

Днем лучше пользоваться туалетной водой. Дезодорантом — несколько раз в день, не зависимо от времени года. Все парфюмерные средства дают благоприятный эффект только тогда, когда наносятся на чистую кожу.

Правильный выбор одежды помогает женщине добиться успеха на работе и в личной жизни. При этом желательно соблюдение некоторых правил:

1. не появляйтесь на работе в сверхмодной вещи: порой мода может быть однодневкой и подведет вас.

2. не приходите на работу в одежде, подчеркивающей только вашу женскую привлекательность, чтобы не предлагать окружающим в первую очередь…..увы, не свой ум.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

3. не носите брюки, если имеете дело с мужчинами.

4. мужской стиль одежды для женщины противопоказан.

5. оставьте женскую сумку, когда можно взять атташе-кейс.

6. не позволяйте моде диктовать длину вашей юбки в деловом костюме.

7. не снимайте жакет на работе.

8. не носите очков в ультрамодной оправе и с сильно затемненными стеклами.

9. одежду для работы покупайте с особой тщательностью.

1. надевайте в рабочие часы костюм с юбкой.

2. шейте новый костюм с учетом специфики работы.

3. носите простые туфли на среднем каблуке (4 см).

4. надевайте чулки телесного цвета.

5. носите пальто и плащ, закрывающие юбку или платье.

6. на выезде (в выходные дни) надевайте спортивную одежду хорошего качества.

7. прежде чем одеться, подумайте, с кем придется встречаться и что нужно будет сделать.

Модельеры обратили внимание, что женщины, потерпевшие фиаско на службе, допускали ошибки не только в делах, но и в подборе гардероба. Вот они, враги безупречного имиджа:

· слепое повиновение капризам моды;

· преувеличенная оценка и подчеркивание своих женских достоинств;

· злоупотребление атрибутами мужской одежды (темный цвет брючного костюма; сорочка мужского фасона; обувь без каблука; мужская стрижка);

· недостаточное внимание к аксессуарам;

· неухоженный внешний вид (волосы, кожа, одежда, обувь).

Вовсе не обязательно рабски следовать моде, нужно сосредоточиться на том, что вам лично подходит и соответствует вашему собственному характеру и образу жизни. Хотя умение подать себя — только один из факторов общего профессионализма, но фактор немаловажный. Умение подать себя позволит вам выглядеть более привлекательно.

Важным фактором, особенно в определенной среде, является стоимость одежды. Одежда — это символ определенного уровня благосостояния, а ведь еще со времен каменного века материальное благосостояние было престижным. Таким образом, высокое качество вашей одежды — это неявное указание на ваше личное благосостояние, что улучшает ваш имидж.

Для деловой женщины незаменимым предметом должен стать атташе-кейс. Кожаный телесно-коричневый, простой, без ярких металлических украшений. Если женщина пользуется дамской сумочкой, то уж, конечно, кожаной и очень высокого качества (внутри сумочки должен быть полный порядок: ужасное впечатление на мужчину производит бедлам, который он случайно увидит в открываемой женщиной сумочке). Бумажник и кошелек желательны одного цвета без узоров.

Всегда при себе должны быть ручка и карандаш, причем желательно, чтобы ручка была с надежным золотым или позолоченным пером. Никогда не пишите дешевыми ручками и огрызками карандаша: эта на первый взгляд мелкая деталь может навсегда испортить ваш имидж.

При выборе одежды очень важно правильно подобрать основной цвет и гармонирующие цвета отделок, дополнений и аксессуаров. Когда цвета соприкасаются между собой, они взаимно влияют друг на друга и производят соответствующее впечатление: благоприятное — если цвета гармонируют, и не благоприятное — если цвета не сочетаются.

1.2. Общение по телефону

Снимать трубку необходимо не позже четвертого звонка. Это одно из правил хорошего тона. Подняв трубку, необходимо назвать свое учреждение, отдел и вашу должность. Отвечая на звонок нужно всегда представляться. Люди хотят знать, с кем они разговаривают. В вашем голосе должна звучать заинтересованность. Не давайте выхода своим отрицательным эмоциям. Ваш собеседник не виноват в том, что, возможно, за пару минут до этого вы имели с кем-либо неприятный разговор или у вас личные проблемы.

Читайте так же:  Термины делового общения

— Если вам необходимо прервать разговор, чтобы ответить на другой звонок, попросите у вашего собеседника разрешения сделать это.

— Добейтесь того, чтобы в вашем голосе «звучала» улыбка. Это очень просто: улыбнитесь самой себе, когда снимаете трубку. Ваш голос должен звучать дружелюбно.

— Договариваясь о следующем телефонном разговоре, следует уточнить, какое время удобно для собеседника.

— Если вам задали вопрос, ответа на который вы не знаете, то лучший ответ звучит примерно так: «Хороший вопрос. Разрешите уточнить для вас и перезвонить?»

Трубку снимают левой рукой, чтобы правой можно было записать передаваемую информацию. Недалеко от телефонного аппарата всегда под руками должны быть телефонный блокнот для записи сообщений и ручка.

Обязательно надо записать:

— Дату и время звонка;

— Фамилию, имя, отчество и должность звонившего;

— По какому номеру перезвонить и когда.

Типичные ошибки при телефонном общении:

— Неготовность вести диалог;

— Недружелюбие, сухость в общении;

— Подчеркнутая краткость, граничащая с невежливостью;

— Желание быстрее закончить разговор и положить трубку;

— Отсутствие обращения к собеседнику по имени-отчеству;

— Недостаточное участие в проблемах собеседника;

— Долгие паузы, связанные с поиском документов.

Существуют выражения, которых следует избегать при телефонных разговорах, чтобы о вашем учреждении не сложилось превратного представления. [ 16 ]

2. мы не сможем этого сделать

4. подождите секунду, я скоро вернусь

10 телефонных грехов:

1. конкретная цель разговора неясна самому звонящему

2. неудобное для собеседника время звонка

3. долгий поиск номера абонента (при отсутствии систематических записей)

4. звонок без предварительной подготовки необходимых материалов

5. предварительно не записаны план разговора и ключевые слова

6. собеседнику не сообщается цель разговора

7. импровизация вместо того, чтобы действовать по плану

8. длинные монологи, не дающие возможности собеседнику высказаться

9. не ведется запись основных результатов делового разговора

10. неконкретные договоренности

Рекомендации по ведению служебного телефонного разговора

Ситуация Рекомендация
Во время телефонного звонка абонента Трубку звонящего телефона следует снимать после первого или второго звонка. Отвечая на звонок необходимо представиться.

Например: «Доброе утро, секретариат Межкомбанка. У телефона — Галина Ивановна».

Если абонент не назвал себя В этом случае уместны следующие фразы:

«Как Вас представить?».

Если необходимо снять создавшееся напряжение в разговоре В этом случае необходимо прервать собеседника в подходящем месте и спросить: «Могу ли я Вам чем-то помочь?». Если секретарь переадресует телефонный звонок другому сотруднику В этом случае следует назвать абоненту фамилию, имя, отчество этого сотрудника, его должность и телефон. В случае отсутствия руководителя В этом случае секретарь должен спросить:

«Что ему передать?» или

«Продиктуйте, пожалуйста, я запишу».

Чтобы избежать высказывания по телефону слишком откровенно и не проявить свою осведомленность в делах организации В этом случае следует ответить:

«Этот вопрос не в моей компетенции» или

«По этому вопросу Вам необходимо переговорить с директором» и т.п.

Ответы на экзаменационные билеты

Деловой этикет и имидж секретаря

Деловой этикет — свод норм и правил наиболее целесообразного по­ведения, которое должно способствовать достижению успеха в деловых отношениях.

Деловой этикет устанавливает определенные правила в отношении одежды и внешнего вида секретаря, манеры общения с партнерами, со­служивцами и руководителем, ведения телефонных переговоров, опреде­ляет стиль переписки и оформления документов, порядок проведения презентаций, деловых и неофициальных встреч, т. е. предусматривает правила поведения, формы обхождения и другие навыки, которые потре­буются секретарю, чтобы достойно выглядеть в любой ситуации, и не только связанной с его работой.

Секретарю необходимо найти свой имидж (образ, облик), развивать в себе такие качества, как вежливость, деликатность, тактичность, умение контролировать свои поступки в самых непредвиденных ситуациях, уве­ренность в себе. Все это в совокупности станет основой успешной карьеры.

Одно из правил этикета содержит ответ на вопрос: кто должен здоро­ваться первым при встрече?

[1]

Первым приветствует: мужчина — женщину (но секретарь — руково­дителя), младший по возрасту — старшего.

Вошедший в приемную, независимо от должности, первым здоровает­ся с присутствующими. Но если посетитель этого не сделал, секретарь не должен акцентировать внимание на этом. Вполне возможно, что вошед­ший перегружен своими проблемами и просто забыл о приветствии.

Секретарь должен здороваться со всеми, кто входит в приемную. Лучше приветствовать своего шефа, руководителей высокого ранга и по­четных гостей вставая из-за рабочего стола, если видите их в этот день впервые.

Секретарю не следует первым подавать руку для рукопожатия. Но от­вечать на рукопожатие надо. Ваша рука при этом не должна быть вялой и безжизненной.

Секретарю приходится знакомить людей. При представлении необхо­димо придерживаться следующих правил:

— мужчину представляют женщине;

— молодого сотрудника представляют более старшему по возрасту;

— рядового сотрудника представляют более высокопоставленному;

— одного работника представляют нескольким сотрудникам.

Если вам нужно представить кого-то, непременно уточните заранее информацию о человеке, его послужном списке. Убедитесь, что точно знаете должность, занимаемую им в настоящее время.

Каждое знакомство, каждая встреча неизбежно завершаются проща­нием. Если вы собираетесь уходить, нужно дождаться паузы в разговоре и, встав, сказать собеседникам: «До свидания. Надеюсь, мы еще встре­тимся». Можно короче: «Рада была увидеться с вами». Любезные собе­седники отвечают, что они также были рады встрече.

Если одна женщина выразила надежду на новую встречу, другая долж­на ей ответить: «Я также надеюсь» или просто: «Благодарю».

Вопрос о том, какой подход в части одежды оптимален, каждая ком­пания решает исходя из того, какой имидж она хочет сформировать.

Стиль одежды зависит не только от сферы бизнеса, в котором дейст­вует фирма, и ее корпоративной культуры, но и от субъективных пред­ставлений руководителя о том, как должен выглядеть секретарь.

По внешнему виду секретаря обычно можно безошибочно сделать вывод о порядках, принятых в организации, да и в целом о ее солидно­сти. Поэтому костюм для секретаря также обязателен, как и для руково­дителя. Естественно, что каждая женщина стремится к индивидуально­сти, сама формирует стиль и манеру одеваться. Универсальные правила тем не менее существуют. Одежда может быть модной, но должна быть скромной и неброских цветов. Экспериментировать можно с кроем и аксессуарами. Если хочется яркости, то достаточно чуть-чуть усилить ее в макияже. В одежде секретаря должен преобла­дать деловой стиль, в котором важны два ключевых момента — классика и элегантность. Не спорить с модой, но и не идти на ее острие — вот к чему следует стремиться в деловой сфере. Простой и удобный костюм без кричащих аксессуаров создаст секретарю репутацию практичного и толкового сотрудника. Аккуратно, с чувством достоинства и без лишней броскости одетый секретарь внушает больше доверия, чем одетый под­черкнуто манерно или кое-как.

Читайте так же:  Знание этики делового общения

Секретарь целый день находится на виду. Безусловно, его одежда должна быть и красивой, и удобной, прежде всего потому, что безуко­ризненно и со вкусом одетый человек чувствует себя уверенней и лучше.

Одежда не обязательна должна быть дорогой, но она должна быть чистой и хорошо пошитой. Основа гардероба делового человека — костюм.

Главное достоинство костюма — его универсальность. Женский кос­тюм — жакет, юбка или брюки. Дополнением к нему является жилет. Зачастую им пренебрегают при покупке костюма, а напрасно — именно жилет позволяет преподносить костюм каждый раз по-новому.

Работа секретаря весьма разнообразна — приходится и много сидеть, и много двигаться. Поэтому особое значение приобретает качество тка­ни. Это должна быть несминаемая высококачественная костюмная или плательная шерсть с очень небольшим процентом синтетики.

Общее впечатление зависит и от того, как сшит костюм. Один из главных недостатков в одежде, к сожалению, часто встречающийся у ок­ружающих, — плохо сидящие вещи. При выборе одежды следует руково­дствоваться правилом: пусть костюм будет более свободен, нежели слиш­ком тесен.

Как минимум, секретарю необходимы два костюма, все части которых сшиты из одной ткани. При этом наиболее удобно и вариативно приоб­рести один костюм-тройку с брюками, а второй — с юбкой. Все после­дующие покупки: блузки и кофточки подбираются с учетом этой основы вашего гардероба. Если второй костюм по цвету, стилю и фактуре сочета­ется с первым, это значит, что у вас имеется несколько дополнительных костюмов. Каждый раз продумывайте свой гардероб в целом. Разнообразь­те свой гардероб не за счет количества, а за счет новых комбинаций. При этом запомните, легко сочетаются только однотонные вещи, и к ним про­ще подобрать аксессуары и компоненты. Только однотонные ткани дают полную свободу. Чистые тона — красный, зеленый, желтый, ярко-синий могут только дополнять, т. е. исполнять роль деталей, цветовых пятен.

Выбранной цветовой гамме должны быть подчинены все слагаемые облика, от обуви до верхней одежды, включая оправу очков. Этой же гамме подчиняются и макияж, и цвет волос.

Следует стремиться к тому, чтобы в гар­деробе одна вещь была неразрывно связана с другой. Форма туфель, сум­ки и даже очков подчиняются единому силуэту (например, закругленным полочкам жакета и лацканам должна соответствовать закругленность уг­лов сумки). Создать иллюзию разнообразия туалетов можно сменой обу­ви, поясов, украшений, прически.

Таким образом, имея два качественных костюма, вы будете всегда вы­глядеть респектабельно.

Существует международное правило этикета, по которому не следует приходить в одной и той же одежде 2 дня подряд.

Во многих серьезных компаниях пятница считается днем, когда можно одеваться в свободном стиле. Допустимы джинсы, свитера, нарядные туале­ты. Но заходить слишком далеко в проявлениях свободы все равно не стоит.

Волосы, уложенные в прическу, неброский макияж, аккуратный ма­никюр и хорошая обувь — одни из главных составляющих имиджа со­временного секретаря.

Форма туфель деловой женщины предельно простая — классические ло­дочки на устойчивом каблуке; цвет — темный (черный или коричневый — в зависимости от цвета костюма). Чтобы ноги не уставали, рекомендуется носить обувь с высотой каблука не более 3-4 см. Цвет обуви постарайтесь сочетать с цветом костюма. Летом туфли могут быть светлыми — серых или бежевых тонов. Рекомендуется, чтобы обувь была темнее юбки.

Не годятся также всевозможные украшения: пряжки, бантики, цепоч­ки, вышивка, инкрустация и пр. Чем проще модель, тем точнее она со­ответствует деловому стилю.

И еще раз об основном правиле — находиться в приемной в зимних сапогах или ботинках недопустимо, как бы изящны они ни были. Секре­тарь должен иметь сменную офисную обувь.

Следите за модой в дизайне наручных часов. Достойная, современная модель часов преобразит ваш облик.

Очки предназначены не только для коррекции зрения. Как ни одна другая деталь, они способны изменить облик человека до неузнаваемо­сти: придать стильность, скрыть некрасивую форму носа, смягчить гру­боватые черты, добавить лицу солидности или, напротив, омолодить его. Неудачно подобранные очки могут сделать человека смешным, нелепым, старомодным. Стилисты давно используют очки для создания определен­ного имиджа. Очки должны быть украшением секретаря. Эта деталь наи­более заметна, поэтому не стоит покупать дешевую оправу.

Чулки или колготы — для секретаря обязательны в любое время года. Они должны быть светлыми: телесного цвета, дымчатыми, цвета легкого загара. Их оттенки всегда должны гармонировать с цветом юбки.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Если вы хотите произвести впечатление настоящего профессионала, ваши визитка, зонт, сумка, записная книжка, ручка должны быть отлич­ного качества. Предметы, которые окружают человека, являются как бы его продолжением и слагаемыми его имиджа. И именно в деталях можно проявить себя, подчеркнуть свою индивидуальность и неповторимость.

Источники


  1. Спок, Бенджамин Ребенок и уход за ним / Бенджамин Спок. — М.: Машиностроение, 2008. — 496 c.

  2. Молодой семье. Энциклопедия семейной жизни. — М.: Гриф, 2010. — 672 c.

  3. Свияш, А.Г. Советы брачующимся, забракованным и страстно желающим забраковаться / А.Г. Свияш. — М.: АСТ, 2015. — 203 c.
Деловой этикет секретаря
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here