Деловой стиль письма этикет деловой переписки образец

Предлагаем ознакомится со статьей на тему: "Деловой стиль письма этикет деловой переписки образец" с комментариями профессионалов. Мы постарались собрать полную и достоверную информацию, переработать и предоставить в удобном для прочтения виде. Любые вопросы вы можете задавать в комментариях.

10 правил деловой переписки

Деловое общение невозможно представить без ведения переписки, так как личная встреча для решения вопросов сотрудничества не всегда возможна. Большинство насущных проблем деловая корреспонденция

Деловое общение невозможно представить без ведения переписки, так как личная встреча для решения вопросов сотрудничества не всегда возможна. Большинство насущных проблем деловая корреспонденция помогает решить в короткие сроки, но несоблюдение правил этикета или алогичное построение письма могут навредить партнерским отношениям или оттолкнуть потенциального клиента. Как и в официальных переговорах, здесь существуют определенные правила: оформление письма и стиль общения.


Общие правила ведения деловой переписки

  • наименование организации-отправителя;
  • дата написания;
  • адрес получателя, указание конкретного корреспондента;
  • вступительное обращение;
  • указание на тему и цель письма;
  • основной текст;
  • заключение (формула вежливости);
  • подпись отправителя;
  • указание на приложение и рассылку копий (если таковые имеются).

Внутриорганизационная деловая переписка

  • быть лаконичным;
  • носить деловой характер;
  • в письме обязательно указывается дата;
  • в конце письма присутствует формула вежливости и подпись.

Помните, что форму письма и необходимый шаблон нужно выбирать исходя из уровня деловой переписки и типа информации, которую вы хотите предоставить адресату.

Понравилась статья? Тогда поддержи нас, жми:

Деловая правила этикета

Общение по электронной почте — неотъемлемая часть работы любого современного офисного работника. И бухгалтеры не исключение. Как вести переписку таким образом, чтобы деловое общение было продуктивным, эмоционально комфортным и предельно этичным? Предлагаю читателям

несколько практических советов.

СОВЕТ 1. Не пренебрегайте в своих письмах персональным обращением к адресату

Тем самым вы продемонстрируете свое внимание к личности человека. Если письмо написано конкретному получателю, то отсутствие в нем персонального обращения выглядит некорректно и невежливо.

Когда вы пишете адресату одно из первых писем, часто возникает вопрос: как лучше к нему обращаться — просто по имени или по имени и отчеству? В этом случае нужно посмотреть, что написано в подписи, которой заканчивается письмо этого человека к вам. Если там указано имя (без отчества), например «Светлана Котова», то смело обращайтесь по имени. А если в подписи значится «Светлана Васильевна Котова, главный бухгалтер ООО “Трензор”», то и вам надо обращаться к адресату соответственно. В любом случае второй вариант — предельно корректный, а потому беспроигрышный.

Ориентироваться на информацию в поле «От кого» я не рекомендую. Ведь зачастую оно изначально заполняется не самим владельцем email-адреса, а IT-специалистом компании при настройке электронной почты.

Кстати, настоятельно советую при обращении к деловому партнеру или клиенту не употреблять короткую форму имени («Саш» вместо «Саша», «Ань» вместо «Аня»), каким бы демократичным ни был стиль письма и сколь давней ни была бы ваша переписка. То, что привычно звучит в устной речи, в письменной выглядит слишком уж незамысловато.

СОВЕТ 2. Уделяйте особое внимание форме приветствия

Не стоит употреблять фразу «Доброго времени суток!». Даже если вы руководствуетесь благим намерением соответствовать часовому поясу адресата, эта фраза звучит безвкусно, я бы даже сказала, вульгарно. Лучше использовать нейтральные варианты: «Здравствуйте. », «Добрый день. ». И конечно, добавляйте к приветствию имя адресата, если оно вам известно. Лично мне, например, гораздо приятнее вместо безликого «Здравствуйте!» получить персональное «Здравствуйте, Тамара!».

СОВЕТ 3. Не забывайте заполнять поле «Тема»

Помните, что таким образом вы сильно экономите время адресата. Ведь он сможет сразу оценить содержание полученного письма и оперативно принять решение о его приоритетности и важности.

Формулировка темы должна быть краткой, но при этом точно отражать предмет переписки. Например, «Договор, счет, акт от ООО “Альфа”» вместо «Документы». По мере изменения аспектов обсуждаемого вопроса вносите уточнение в тему. Например, «Сотрудничество с Пермью» → «Сотрудничество с Пермью. Дата переговоров» → «Сотрудничество с Пермью. Проект договора».

Если в процессе переписки вы видите, что поле «Тема» заполняется вашим адресатом произвольно либо не заполняется вовсе, берите инициативу в свои руки и пробуйте один из двух сценариев.

СЦЕНАРИЙ 1.

При ответе сами заполняйте поле «Тема». Если адресат внимателен, возможно, уже этого будет достаточно, чтобы привести вашу переписку в адекватный вид.

СЦЕНАРИЙ 2.

Если же адресат продолжает игнорировать заполнение поля «Тема», напишите ему письмо примерно следующего содержания: «Алла, предлагаю в поле “Тема” сразу указывать предмет письма. Думаю, так мы существенно повысим эффективность нашего общения».

СОВЕТ 4. Обращайте внимание на поля «Кому» и «Копия»

Нужно четко понимать общепринятое в деловой среде назначение этих полей:

  • в поле «Кому» значитесь только вы — это означает, что отправитель письма именно от вас ждет реакции на свой вопрос или просьбу;
  • в поле несколько адресатов — отправитель ждет ответа от каждого или от любого из получателей. В этом случае при ответе сохраняйте список адресатов, установленный отправителем, используя функцию «Ответить всем» (конечно, при условии что вы намеренно не хотите ответить только автору письма, скрыв суть вашего ответа от остальных участников переписки);
  • ваше имя значится в поле «Копия» — отправитель хочет, чтобы вы были в курсе вопроса, при этом ответа от вас он не ждет. А значит, вступать в переписку по данному вопросу не следует. Если вы все-таки решите это сделать, то признаком хорошего тона будет начать письмо одной из фраз: «Если можно, мне хотелось бы присоединиться к обсуждению данного вопроса. », «Позвольте высказать свое мнение. ».

Что касается поля «Скрытая копия», то с точки зрения деловой этики это наиболее неоднозначный инструмент электронного письма. Порой оно воспринимается как инструмент чуть ли не тайного наблюдения и информирования. Ведь адресаты, помещенные в «Скрытую копию», не видны другим получателям. В некоторых, как правило, больших компаниях, особо щепетильных в вопросах этики, категорически запрещено использовать это поле в корпоративной переписке, кроме массовых рассылок. Но в большинстве фирм им пользуются, соблюдая следующие правила:

  • отправка письма с заполненным полем «Скрытая копия» предполагает, что автор письма уведомил скрытых адресатов (либо собирается это сделать) о причине и целях такой формы послания;
  • скрытому адресату не надо вступать в переписку.
Читайте так же:  Гони хандру

СОВЕТ 5. Не затягивайте с ответом

На тренингах мне часто задают вопрос: есть ли какие-то общепринятые стандарты относительно времени, в течение которого надо ответить на письмо клиента или коллеги? Но универсального ответа на него не дашь.

Если говорить о внутренней переписке, здесь все определяется скоростью и ритмом жизни самой компании. Есть фирмы, в которых задержка с ответом более полутора часов считается моветоном. А где-то ответ в течение дня — это в порядке вещей.

По общему правилу наиболее приемлемым считается время реакции на письмо в пределах 3 часов. Это так называемое время комфортного ожидания, когда отправитель ждет ответа и не испытывает внутреннего дискомфорта от молчания своего адресата.

А как быть, если, получив и прочтя письмо, вы понимаете, что не можете дать на него полноценный ответ в течение суток? Тогда по правилам хорошего тона уведомьте отправителя о получении вами письма и примерных сроках ответа на него. Например: «Здравствуйте, Сергей Васильевич! Ваше письмо получила. Отвечу в ближайшие пару дней» или «Андрей, письмо получила. Спасибо! Для ответа мне нужна дополнительная информация. Постараюсь ответить не позднее. ».

СОВЕТ 6. Соблюдайте основные правила подачи информации в письме

Их не так много:

  • при прочтении письма наиболее комфортен объем, укладывающийся «в один экран», максимум — в страницу формата А4;
  • объем пересылаемых вложений не должен превышать 3 Мб. Более объемные файлы могут привести к «зависанию» почты у адресата;
  • при «упаковке» вложений используйте универсальные кодировки zip или rar. Другие расширения могут блокироваться или отрезаться при пересылке и создавать проблемы для адресата;
  • никогда не начинайте ответ как новое письмо (без сохранения истории переписки). Иначе получатель будет вынужден тратить время на поиски первоначального сообщения;
  • пишите языком, максимально понятным адресату. Многие задаются вопросом, уместно ли использовать профессиональную или внутрикорпоративную лексику, сленг, сокращения и англицизмы.

В каждом конкретном случае это нужно решать отдельно.

Так, внутрикорпоративная переписка в компании почти всегда изобилует сленгом и сокращениями: они привычны и понятны всем участникам и позволяют экономить время. А вот использовать их в переписке с контрагентами нужно осторожно.

В моей практике был такой случай. Коллега готовила материалы для издательства и в последнем письме ей написали: «Маша, пришлите, пожалуйста, все ваши материалы asap». Маша решила, что это обозначение неизвестного ей формата, в который необходимо перевести текст. Она убила кучу времени, правдами и неправдами выясняя, как удовлетворить просьбу издательства. Представьте себе Машину досаду, когда через 2 дня она узнает, что загадочное «asap» — сокращение широко применимого в англоговорящей среде «as soon as possible» («как можно скорее»). А ведь Маша могла отправить материалы в течение получаса с момента получения просьбы!

СОВЕТ 7. Завершайте каждое письмо блоком из подписи и ваших контактов

Независимо от того, насколько вы с адресатом близко знакомы и как долго ведется ваша переписка, в каждом вашем письме должен быть блок, состоящий из подписи и контактной информации. Это неотъемлемый элемент культуры делового общения.

В блок необходимо помещать:

  • ваши имя и фамилию. При этом не нужно использовать сокращения. Вместо «Т.Л. Воротынцева» в своей подписи я указываю «Тамара Леонидовна Воротынцева» либо «Тамара Воротынцева», чтобы адресату было понятно, как обратиться ко мне в ответном письме;
  • вашу должность. Это дает адресату возможность понять границы ваших полномочий и профессиональной компетентности при решении вопросов;
  • контактные данные (телефон, email, название компании, ее сайт). Так вы обеспечите адресату возможность дополнительной оперативной связи в случае необходимости.

Ко всему сказанному хочу добавить: ваши электронные письма — та самая одежка, по которой встречают. Иными словами, соблюдая этикет деловой переписки, вы заочно произведете на вашего адресата самое приятное впечатление.

СТИЛЬ НАПИСАНИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ.

Автору письма необходимо следить за стилем написания деловых писем. Особенность делового письма в том, что деловое письмо после его отправки получателю считается документом. Иными словами документ представляет собой свидетельство или доказательство в зафиксированном виде.

Поэтому автору необходимо очень аккуратно и внимательно использовать слова и фразы, чтобы этично донести информацию до адресата.

Почему важно составлять письмо официально делового стиля?

Потому что письмо официально делового стиля отвечает требованиям законодательных норм и нормам делового этикета. Поэтому те авторы, которые их соблюдают достигают большего результата от своих писем, чем те, которые пренебрегают ими. Вам также будет полезна статья https://delovoe-pismo.com/kakoj-stil-delovogo-pisma-vybrat/

Каждая организация, опираясь на законодательные и этикетные нормы, должна иметь свой внутренний нормативный документ по составлению корреспонденции. Тогда сотрудники этой организации смогут опираться на него, чтобы писать правильные письма.

В Казахстане действуют Типовые правила документирования управления документацией в государственных и негосударственных организациях от 25 сентября 2009 года № 128. А также действуют другие нормы, где определено, какой стиль оформления делового письма выбрать.

Автору также важно соблюдать деловой этикет (свод писаных и неписаных правил поведения). Слово этикет с французского означает манеру поведения, правила учтивости и вежливости, принятые в обществе. Нарушение этикета мешает нормальному ведению дел.

Дейл Карнеги утверждал, что успех человека на 15% зависит от профессиональных знаний и на 85% от умения общаться с людьми. Предприниматели всего мира знают главнейший постулат бизнеса: хорошие манеры прибыльны. Без соблюдения этих норм невозможны политические, экономические, культурные отношения. Нельзя существовать, не уважая друг друга, не налагая на себя определенных ограничений. Согласитесь, гораздо приятнее работать с той компанией, где соблюдается деловой этикет.

Чем рискует автор письма, нарушающий деловой этикет? Во-первых, он рискует своей личной репутацией образованного и воспитанного человека. Во-вторых, репутацией компании, от лица которой пишет письмо, а также деньгами компании и карьерой.

Читайте так же:  Хандра им овладела понемногу

Поэтому в деловом мире соблюдение этикета стало одним из приоритетных элементов профессиональной стратегии.

ТОП 4 ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ УСЛОВИЯ ПО СТИЛЮ НАПИСАНИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ.

Учитывая выше названные причины, рассмотрим 4 обязательных условия по стилю написания деловых писем. Так как они помогут вам написать правильное деловое письмо. Читайте также статью https://delovoe-pismo.com/osobennosti-yazyka-delovyh-pisem/.

Эти условия основаны на законодательных актах и на правилах делового этикета. Вооружившись этими условиями, вы обязательно напишите грамотное письмо. Такое письмо выполнит свою функцию точно по назначению и достигнет задуманного результата.

Итак, чтобы написать правильное письмо необходимо соблюдать следующие 4 условия:

  1. Адресное обращение означает, что в письме необходимо обращаться к получателю по имени и отчеству. Это правило этикета, выражающего внимание и уважение к лицу, к которому вы обращаетесь. Например, если вы обращаетесь к лицу мужского рода, то пишите «Уважаемый Петр Алексеевич, …».б) Или вы обращаетесь к лицу женского рода, то пишите «Уважаемая Татьяна Александровна, …».
  2. Языковая форма текста письма требует (согласно Типовым правилам документирования) обращаться к адресату в одном из трех вариантов. 1) Можно написать текст от первого лица множественного числа. Например, «просим Вас предоставить отчет…»,«направляем Вам пакет документов» и так далее. 2) Или пишите от первого лица единственного числа. «Прошу Вас выслать информацию». 3) А также текст может составляться от третьего лица единственного числа. «Министерство не возражает», «Компания подтверждает акцепт оферты» и так далее.
  3. Краткое употребление языковых форм подразумевает изложение текста с использованием кратких фраз и речевых оборотов. Это слова-клише, которые очень часто используют в деловых письмах в целях сокращения объема текста. Например, «по окончании заседания…», «по результатам проверки …» и другие. Такие устоявшиеся слова-штампы помогают кратко изложить суть письма.
  4. Точность словоупотребления означает, что в деловом письме слова должны употребляться только с одним значением. То есть не иметь двойного смысла, чтобы у получателя не возникло ни одного вопроса к вашему письму. К примеру, фразу «невыполнение договора вызвано форс-мажорными обстоятельствами» лучше заменить. Заменить ее лучше фразой «невыполнение договора произошло из-за размытых путей сообщения с заводом, вызванных ливневыми дождями «. Или если в письме есть термин и его значение непонятно, то можно раскрыть его смысл простыми словами. Например, вместо слова «факторинг» можно использовать объяснение его значения «продажа права на взыскание долгов».

Применение этих четырех пунктов соблюдения стиля написания деловых писем поможет сделать ваше письмо кратким и исчерпывающим (достаточным для полноты понимания). Письмо не должно превышать объема одной или двух страниц, иначе восприятие информации затруднится.

Этикет деловой переписки

Существует определенный этикет составления деловой корреспонденции.
Письмо должно быть кратким, четко выражать мысль отправителя и не допускать двояких толкований.

Не следует недооценивать воздействия, которое оказывает на делового человека внешний вид вашего письма.

Деловые письма принято писать на отпечатанных типографским способом бланках фирмы (организации, учреждения).

Бланк содержит наименование и адрес отправителя. Эта информация должна легко читаться и при этом быть оформленной профессиональным дизайнером. Мнение получателя письма о вашей фирме зависит, помимо прочего, от внешнего вида бланка, уровня полиграфического исполнения, качества бумаги.

Реквизиты на бланке, предназначенном для переписки с иностранными партнерами, должны быть на английском языке (можно продублировать на государственном). Кроме полного адреса фирмы, должны быть указаны номера телефонов, телекс, факс, веб-адрес сайта компании и электронная почта.

Желательно, чтобы письмо в конверте было согнуто всегда текстом внутрь не более, чем один раз. Для особо важных писем подбирают конверт такого формата, чтобы лист остался не сложенным.

Большие конверты, в которых письма отправляются не согнутыми, должны быть из плотной бумаги, чтобы их содержимое не измялось при пересылке.
На конверте можно разместить все реквизиты, имеющиеся на бланке, включая фирменный знак.

Адрес получателя пишется только на конверте. Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окошком, то адрес пишется один раз — в левом верхнем углу письма. При этом письмо складывается таким образом, чтобы адрес получателя просвечивался через окошко конверта.

На конверте должен быть указан полный и точный адрес получателя вашей корреспонденции. Его принято печатать заглавными латинскими буквами.

В первой позиции адреса — Кому? — указываются фамилия адресата, его должность и полное название учреждения или фирмы:

Если же фамилия должностного лица неизвестна, то адресат указывается следующим образом: “Директору”, “Генеральному директору”, “Коммерческому директору” и т.д.

Адрес отправителя пишется и на конверте, и на странице с текстом (в правом верхнем углу).

И неформальные, и формальные письма пишутся на белой или тонированной бумаге и только на лицевой стороне листа. Если вы не уместили текст на одной странице, продолжайте на следующей. Не экономьте бумагу — используйте новый целый лист даже для одного абзаца.

Деловое письмо должно быть написано четко, фразы должны легко читаться, нежелательно большое количество причастных и деепричастных оборотов, недопустимы назывные предложения, риторические вопросы, метафоры и прочие средства выразительности речи. Рекомендуется традиционное, классическое (с точки зрения грамматики), построение фраз: подлежащее — сказуемое — обстоятельство места и т.п.; минимум прилагательных, почти полное отсутствие местоимений.

Стиль делового письма — деловитость, отсутствие посторонних фраз.

Грамматика — и орфография, и лексика — должна быть безупречной.

Короткое, грамотное, логичное деловое письмо — знак уважения к адресату.

Деловое письмо должно производить впечатление безупречности во всем:
• безупречный стиль;
• безупречное правописание;
• безупречная бумага, на которой отпечатано письмо;
• безупречный шрифт (разборчивый, не мелкий, не имитирующий рукописный, достаточно жирный).

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Деловой этикет требует, чтобы документы были достоверными, доказательными, объективными, убедительными. Точность в подборе фактов, оценка ситуации особенно необходима в документации, отражающей конфликтные моменты в сфере деловых отношений. Если, например, готовится отказ в просьбе, то он должен быть написан в доброжелательном тоне с убедительными объяснениями, чтобы оставалась возможность продолжения деловых отношений. Поэтому не следует начинать письмо с отказа, прежде необходимо объяснить, чем он вызван.

Хотя документы пишутся, как правило, в нейтральном тоне, сам стиль документа может быть расценён как доброжелательный или грубый, как вежливый или бестактный и т.п.

[3]

Нередко в документах за внешней нейтральностью тона проглядывается резкость, неуважение к адресату. Однако не следует впадать в другую крайность — соревноваться в чрезмерной вежливости.

Читайте так же:  Ковач депрессия

Неправильное представление о деловой вежливости приводит к появлению в документах выражений типа “Не откажете в любезности. ”; “Будьте так добры. ” и т.д.

Не стоит начинать письмо с местоимения “Я”, а местоимение “Вы” в деловом письме во всех падежах пишется с прописной буквы.

Если письмо занимает более одной страницы, то в конце ее пишут: «продолжение следует». В международной деловой практике текст, как правило, умещают на одной странице.

Для нумерации пользуются арабскими цифрами, на первой странице цифра не ставится.

Основной текст письма для удобства ознакомления с ним должен быть разбит на абзацы. В последнее время все более популярным становится цельно-блочный стиль, при котором абзацы начинаются вровень с левым полем страницы. При этом, чтобы отделить один от другого, каждый новый абзац печатается не через два, а через четыре интервала.

Ширина поля с левой стороны — не менее двух сантиметров (для того, чтобы удобнее было подшить). Текст печатается через два или хотя бы полтора интервала. Абзац начинается с красной строки — пять интервалов от поля.
Тем, кто обычно печатает письма на компьютере, следует отказаться от этой замечательной техники, если нужно отправить благодарственное письмо, приглашение, поздравление или соболезнование.

Обращение к адресату принято писать без абзаца. Переноса слов следует избегать.

Исправления в тексте письма, даже самые аккуратные, не допускаются.
Деловая корреспонденция редко охватывает несколько тем. Если все же в письме нужно осветить несколько вопросов, то их желательно отделить один от другого визуально, т.е. пронумеровать.

Наилучший вариант — когда деловое письмо содержит ответ только на какой-либо один вопрос или однородную информацию. В этом случае письмо получается точным и сжатым.

Заключительная формула вежливости зависит от официального статуса лица, к которому вы обратились.

Подпись располагается под заключительной формулой вежливости.

“Церемониал” рекомендуется соблюдать и в практике подписания деловых бумаг. Он заключается в необходимости соблюдения должностного уровня при подписании документов. В частности, ответ на письмо, подписанное директором, должен быть подписан также директором, а не его заместителем. Ответ на письмо, подписанное заместителем директора, может быть подписан директором.

Подпись должна быть собственноручной, независимо от того, написано письмо лично вами или продиктовано секретарю. Факсимиле в деловых письмах не допускается, так как свидетельствует о неуважении к адресату или об отсутствии к нему интереса. Еще ниже указывают должность и название фирмы.

Если письмо подписано кем-то другим, то должно быть указано «по поручению» или «от имени» такого-то.

Если письмо рекламного характера, то фамилию и подпись ставить необязательно.

Если после написания письма срочно надо сообщить о событиях, которые произошли позже, то в этом случае в конце письма ставится P.S. (постскриптум) и дописывается необходимая информация. После постскриптума снова ставится подпись.

Если вы отправляете вместе с письмом какие-либо документы, то следует их перечислить после слова “приложение” или указать их количество в листах.

Характеризуя современную деловую переписку необходимо особо подчеркнуть, что на все письма принято обязательно давать ответ, даже если ответ отрицательный или адресат затруднился с ответом (суть ответа в данном случае должна быть именно такая — «затрудняюсь с ответом»). Сроки ответа, существующие в деловом мире, также должны быть выдержаны. Отсутствие ответа или нарушение сроков будет воспринято как неумение вести дела должным образом, и последствия этого не замедлят сказаться.

Например, ответ на телеграфный запрос должен быть дан в течение трех дней.

На письмо — до истечения десяти дней. Если нет возможности вовремя дать подробный, исчерпывающий ответ, то следует в течение трех дней сообщить, что письмо принято к сведению, а окончательный ответ дать не позднее, чем через тридцать дней. Если вы не можете исполнить просьбу, изложенную в письме, то уведомите об этом сразу же.

Если возникла необходимость принести извинения в письме, то его пишут от руки. Отвечать на письмо с извинениями обязательно. Соболезнования пишут от руки. Если такой возможности нет, лучше послать телеграмму.

[2]

Помните, что в некоторых случаях деловой этикет рекомендует передавать информацию только в письменном виде: например, приглашение на деловой прием, поздравление с юбилейной датой, выражение соболезнования и др.

Более того, в отдельных случаях это письменное сообщение может быть сделано обязательно от руки, например, благодарность за поздравление (с повышением по службе, по случаю бракосочетания) тоже рекомендуется написать от руки.

Почтовые открытки не используют в деловой переписке. Можно послать телеграмму. На поздравления отвечают коротко.

Выражение соболезнования никогда не печатается. Траурные конверты (с черной подкладкой внутри) следует использовать только для выражения соболезнований или для приглашения на траурную церемонию.

Перед отправкой письма еще раз рекомендуется проверить орфографию.

В западных странах очень большое внимание уделяется формальной стороне официальной деловой переписки. Отсутствие, например, традиционного комплимента в конце письма существенно меняет тональность послания и может серьезно задеть адресата. Этикет деловой переписки необходимо строго соблюдать, если вы хотите не испортить отношения с зарубежными партнерами.

Кроме деловой корреспонденции, курсирующей между организациями, существует и внутриорганизационная переписка.

Для внутреннего обмена информацией используются как фирменные бланки, так и простая бумага.

Содержание внутренней переписки может быть различным, существуют лишь некоторые общие правила:

• письмо должно быть лаконичным;
• обязательно проставляется дата;
• никаких личных инсинуаций во внутренней переписке;
• следует осторожно и аккуратно относиться к информации, которая, будучи распространенной за пределы организации, может повредить последней;
• разборчивая подпись обязательна.

Резолюции на полученной корреспонденции принято делать только карандашом. Если — чернилами, то резолюция должна быть на отдельном листе, который подкалывают к письму.

Читайте так же:  Женский деловой этикет

В остальном рекомендации по внутриорганизационной переписке совпадают с изложенным ранее.

Этикет делового письма

Успех в бизнесе зависит не только от общения при личном контакте, но и от умения грамотно составить сообщение партнеру. Этикет делового письма призван наладить взаимоотношения с потенциальными инвесторами. Правильно оформленное послание продемонстрирует серьезность ваших намерений и деловые навыки. Тем, кто хочет произвести хорошее впечатление, следует всегда неукоснительно соблюдать речевой этикет делового письма.

Общие правила этикета делового письма

Если вы планируете отправить сообщение на бумаге, следите за тем, чтобы она была абсолютно чистой. Желательно писать послание на фирменных бланках с логотипом компании, которую вы представляете. Вне зависимости от того, бумажный либо электронный формат вы используете, необходимо запомнить следующие общие правила этикета делового письма:
  • начинайте послание с приветствия. Если вы обращаетесь к конкретному человеку, используйте его данные;
  • представьте свою фирму и вкратце опишите цели, которые преследует ваше сообщение;
  • если на вашу почту пришло электронное письмо, деловой этикет предписывает поставить в известность отправителя о том, что оно дошло;
  • отвечайте на все полученные послания как можно быстрее, особенно, если тема срочная;
  • каждое письмо должно заканчиваться небольшим блоком, в котором представлена контактная информация организации (указывается телефон, факс, адрес электронной почты);
  • этикет делового письма предписывает также поблагодарить получателя сообщения на внимание, которое он уделил его прочтению;
  • вне зависимости от того, кто получает послание и с какой целью отправляется деловое письмо, требования этикета предписывают соблюдать вежливость, грамотность и использовать официальный стиль переписки (кроме тех ситуаций, когда собеседники хорошо знакомы и перешли на более неформальное общение).

Речевой этикет делового письма

Несмотря на схожесть принципов ведения обычного делового разговора и официальной переписки, этикет делового письма имеет свою специфику. В первую очередь, должен отсутствовать личный фактор. Сохранение нейтралитета позволит вам и вашему собеседнику не отвлекаться на лишние разговоры. Это сэкономит время, которое является важным ресурсом для представителей бизнеса.

Нельзя резко прерывать переписку. Если вы получили деловое письмо, деловой этикет предписывает ответить на него. Это особенно важно в тех случаях, когда отправитель послания задает какой-либо вопрос или хочет получить уточняющую информацию. Оставить сообщение без ответа – значит поставить крест на возможном партнерстве.

Важно также не отступать от темы переписки. Если она преследует цель продать товар, описывайте только его преимущества и выгоду от работы с компанией, которую вы представляете. Не нужно лирических отступлений, шуток и прочего. Направляйте партнеру только те сведения, которые могут принести ему практическую пользу.

Особое внимание уделяйте грамотности. Этикет делового письма не прощает грамматических, орфографических, пунктуационных ошибок. Ваш собеседник вряд ли захочет наладить контакт с компанией, которую представляет безграмотный человек. Если вы не уверены в своих навыках, перепроверьте послание при помощи специальных сервисов или попросите более грамотного коллегу подстраховать вас.

Структура делового письма

Все официальные сообщения должны иметь одинаковую структуру. Правила этикета делового письма описывают следующие пункты, которые должны быть представлены в послании:

  • «шапка» — это оформление листа согласно корпоративному стилю. Может включать название компании, эмблему и проч.;
  • приветствие не обязательно должно содержать классические формы («здравствуйте», «добрый день»). Если вы обращаетесь к конкретному сотруднику, используйте общепринятое «уважаемый/ая», после которого идет имя и отчество получателя письма;
  • основная часть содержит главную тему переписки. Здесь можно раскрыть цели сообщения, предоставить информацию о компании. Однако не следует составлять большое послание на несколько листов. Его вряд ли кто-то дочитает до конца. Будьте лаконичны и последовательны;
  • прощание, так же, как и приветствие, отличается от принятых форм обычного речевого этикета. Не нужно писать «до свидания » собеседнику. Можно использовать общепринятые фразы, вроде «будем благодарны за ответ», «с уважением» и прочие;
  • оставьте личные контактные данные и подпись, а также не забудьте указать ссылку на адрес вашей компании и контакты отдела, который занимается конкретными темами.

Общая структура делового письма может меняться в зависимости от ситуации. Однако в большинстве случаев следует применять все пункты рассмотренной схемы.

Главное правило деловой переписки – грамотность сообщений. Не менее важно соблюдать установленный деловой стиль общения и вовремя отвечать на запросы собеседника. Согласно нормам этикета, ответ на полученное письмо должен быть отправлен не позднее, чем через два дня. Нельзя игнорировать отправителя, иначе можно испортить собственную репутацию. Также не следует выходить за пределы правил, которые устанавливает этикет делового письма, иначе собеседник может решить, что вы проявляете неуважение.

Этикет в деловой переписке

Деловой этикет вообще — это порядок поведения, установленный в деловом общении. Деловой этикет, в частности, проявляет себя в форме изложения текста письма, прежде всего в формулах обращения, выражении просьб, напоминаний, отказов, претензий, в способах аргументации, формулировках указаний, в заключительных словах.

Обращение — обязательный элемент коммерческой переписки. Обращение в настоящее время стало применяться и в деловых письмах, если письмо адресуется непосредственно должностному лицу. Распространенными формулами обращения являются, например, такие: Уважаемый господин (госпожа) с указанием фамилии; Уважаемые коллеги (при обращении к группе лиц, связанных общим родом деятельности); Уважаемый Сергей Иванович (в письмах-приглашениях, в обращениях к известным лицам) и т. д.

В деловой переписке должны быть исключены местоимения «я», «он», вместо них применяются местоимения «мы», «Вы». Следует помнить, что страдательные конструкции предпочтительнее действительных: не «мы выполним», а «нами будет выполнено»; не «Вы предлагаете», а «Вами предложено» . и т. д.

Большое значение для формирования положительного имиджа организации имеет соблюдение такой нормы делового этикета, как своевременность ответа на запрос, деловое предложение и т. д. Если по объективным причинам вы не можете дать ответ в установленный срок, сообщите адресату об этом, а также о том, когда сможете дать окончательный ответ. Извинитесь за задержку: «Мы сожалеем о непредвиденной задержке и беспокойстве, причиненном Вам».

Если вы ждали ответа и он важен для вас, в следующем письме к партнеру поблагодарите его за ответ. Например: «Благодарим Вас за Ваше письмо от 16 ноября текущего года с запросом на . ».

Читайте так же:  10 деловое общение

Если к вам обратились с просьбой, которую вы не можете выполнить, поясните свой отказ, порекомендуйте адресату обратиться в другую организацию или к вам же, но позднее. Не прибегайте к тому, что широко известно под названием «отписка».

В деловой переписке неуместно применение вычурных, слащавых выражений типа «Будьте так любезны. », «Не откажите в любезности сообщить. » и т. п.

[1]

Если требуется напомнить партнеру о необходимости выполнения его обязательств, формулируйте напоминание в спокойной манере, без резких выражений, например: «Напоминаем Вам, что срок выполнения договора от 16.12.2002 № 25/42 истекает . ». В ответ на жесткое письмо-претензию также придерживайтесь этой нормы: «Мы должны извиниться за неудобства, причиненные как Вам, так и Вашим заказчикам вследствие несвоевременной отправки груза. ».

При подготовке ответного письма обратите внимание на оформление реквизита «адресат». Если поступившее письмо подписал руководитель, ответ следует адресовать на его имя, если другое должностное лицо — отвечайте на его имя.

Проявлением этикета является также употребление заключительных формул вежливости. Если текст письма начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости: «С уважением . »; в отдельных случаях— «Ваш. », «Искренне Ваш. ».

Техника делового письма

Деловая документация — это главный вид регулирования организационной деятельности компании для фиксации и передачи важной информации.

При помощи документов возможна не только координация деловых отношений внутри одной организации, но и связь с контролирующими органами, партнерами и общественностью. Соблюдение канонов делового письма, прежде всего, говорит о престиже компании.

Для крупных компаний характерно составление специальных инструкций, указывающих порядок документооборота и ответственных лиц. Основным формальным средством по-прежнему остается бланковая форма. Неоспоримым преимуществом выступает то, что должностное лицо заполняет установленный документ, экономя при этом время.
Безусловно, роль переписки в деловой сфере крайне велика. Нужно помнить, что при написании делового письма нужно руководствоваться следующими принципами:

  • полнота и достоверность изложения;
  • объективный характер предоставляемых сведений;
  • краткость и лаконичность письма;
  • отсутствие излишних рассуждений;
  • серьезный тон изложения, отсутствие предвзятости, грубости и иронии;
  • оперирование логическими средствами оценки ситуации;
  • фактическое обоснование своей позиции.

Виды делового письма:

  • Требующие ответа (просьба, обращение, предложение, запрос, требование)
  • Не требующие ответа (предупреждение, напоминание, приглашение, подтверждение, отказ, сопроводительные письма, гарантийные письма, информационные письма)

Этика делового письма

Неуважительный тон всегда ощущается вашим оппонентом. Послание такого рода формирует отрицательное отношение как к предмету разговора и автору письма. Профессионалы советуют большое внимание обращать на тон документа. Особенно это относится к написанию писем, содержащих отказ. Подробно уделим внимание этике делового письма на примере письма-отказа. Для начала, необходимо сформулировать причины отказа и обоснование своей позиции, и только потом перейти к констатации факта. Используйте следующие обороты: «Ваш запрос не может быть удовлетворен по причине…»; «К сожалению, мы вынуждены ответить отказом на Вашу просьбу»; «Глубоко сожалеем, но удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным».

Помните, что формулируя отказ, вы должны остерегаться потерять партнера или заказчика.
План ответа — отказа на письмо, содержащее просьбу или предложение:

  • полное повторение просьбы или запроса (оппонент должен быть уверен, что вы полностью поняли условия и суть письма);
  • причины, объясняющие отказ, а также подготавливающие адресата к отрицательному ответу;
  • сам отказ в вежливой форме.

Язык делового письма

Владение техникой делового письма возможно при наличии специальных знаний и навыков, приобретенных в результате многолетнего опыта. Примите к сведению несколько советов специалистов:

  • для объяснения предмета письма используйте простые слова, при этом не обедняйте язык, если общение затрагивает специализированные области, использование терминологии будет Вашим преимуществом;
  • используйте больше глаголов, а не прилагательных, это поможет тексту быть динамичным и понятным;
  • избегайте длинных предложений;
  • переход от одной фразы к другой должен быть логическим и плавным;
  • проверяйте письмо на слух;
  • употребляйте минимум местоимений.

Оформление делового письма

При составлении делового письма принято использовать фирменные бланки с эмблемой и реквизитами фирмы, которые в обязательном порядке должны включать ее организационную форму, полное название, почтовый адрес, телефон, факс и банковские реквизиты.

Деловые письма пишутся на одной стороне листа с нумерацией арабскими цифрами. При написании соблюдаются все формальные правила, такие как отступ, красная строка, полуторный интервал и один вид и размер шрифта. Помните, что грамотно отформатированный текст всегда будет вашим преимуществом. Содержание документа — это главный признак успеха, но в той же степени важно его оформление, как внешнее выражение ваших мыслей, перенесенное на бумагу.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Письменная речь требует большого словарного запаса и умения логически соединять фразы и обосновывать свою позицию. Овладев техникой делового письма, вы наладите отношения с коллегами и партнерами, а также приобретете много новых знакомств и сможете возродить давние дружеские отношения.

Источники


  1. Вселенская, Валентина Выйди из памяти! Люблю — ненавижу. Мужчина VS Женщина (комплект из 3 книг) / Валентина Вселенская , Александр Пинт , Джон Кертис. — М.: ИГ «Весь», 2014. — 688 c.

  2. Воскресение лица, или Обыкновенное чудо. Десять секретов Любви. Косметическая акупунктура (комплект из 3 книг + колода из 40 карт). — М.: ИГ «Весь», 2015. — 524 c.

  3. Толстая, Наталья Защитная книга от ссор и предательств. Стратегия победы настоящей женщины / Наталья Толстая. — Москва: ИЛ, 2015. — 288 c.
Деловой стиль письма этикет деловой переписки образец
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here