Функции делового общения и возможности их реализации

Предлагаем ознакомится со статьей на тему: "Функции делового общения и возможности их реализации" с комментариями профессионалов. Мы постарались собрать полную и достоверную информацию, переработать и предоставить в удобном для прочтения виде. Любые вопросы вы можете задавать в комментариях.

Основные функции делового общения

деловое общение.doc

Деловое общение — это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. Его участники выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач. Специфической особенностью названного процесса является регламентированность, т. е. подчинение установленным ограничениям, которые определяются национальными и культурными традициями, профессиональными этическими принципами.

Актуальность выбранной темы объясняется тем, что современный человек проводит на работе большую часть своей жизни. Изучение правил делового общения дает будущему специалисту обширный материал для понимания процессов, происходящих в деловом мире, открывает возможности для самосовершенствования с учетом знания психологических аспектов. Знание и умение использовать правила делового этикета, позволяет лучше ориентироваться в мире бизнеса. Кроме того, изучение психологии делового общения в значительной мере способствует лучшему пониманию не только других, но и самого себя, своих целей и интересов в деловом мире.

Цель настоящей работы – раскрыть понятие делового общения, обозначить его основные функции.

Контрольная работа состоит из введения, основной части, заключения, списка научной и учебной литературы.

1. Понятие делового общения

Обмен информацией между людьми, установление коммуникационных связей — сложный и ответственный процесс. Это не только путь сообщения или форма связи (транспортные коммуникации, радио, телевидение, почта, телеграф, Интернет), но и общение — специфическая форма взаимодействия людей в процессе их трудовой и социальной деятельности. «Коммуникация определяется как процесс передачи и приема информационного, эмоционального или интеллектуального содержания. Оптимизация форм социальных коммуникаций направлена на достижение взаимопонимания между людьми, выявление общих интересов, более полный обмен информацией. Человеческое общение определяет нравственный климат коллектива, его психологическую устойчивость, динамику его сплочения или разобщения, взаимодействие между Я и Ты. Жизнь большого города способствует интенсивности контактов, но также и сокращению традиционных сфер общения. Только 9% контактов устанавливается на основе соседства, в то время как на работе и учебе более 38%» [6, с. 328. ].

Деловое общение – особый вид общения, который обладает своими специфическими формами и психологическими особенностями. В своем организационном поведении мы вынуждены постоянно учитывать правила служебной иерархии и профессиональной этики, нам приходится работать с приятными и неприятными людьми, учитывать специфику корпоративной культуры.

Баева О.А. подчеркивает, что обычно общением называют «. процесс установления и развития контактов между людьми, обусловленный потребностями в совместной деятельности и включающий в себя обмен информацией, выработку единой стратегии взаимодействия, восприятие и понимание другого человека».[2, с. 5]

В узком же смысле слова общение — это взаимодействие людей, имеющих общие или взаимодополняющие интересы либо потребности. Потребностью называют нужду, необходимость в чем-либо. Осознанные потребности представляют собой интересы человека. Например, потребность в переквалификации вызывает интерес к курсам, где обучают новым специальностям. Поступив на курсы, человек начинает общаться с преподавателями, слушателями и др. Деловые контакты образуются между людьми, которых связывают интересы какого-либо определенного дела. Деловое общение всегда имеет целевую направленность. В отличие от дружеского, «деловое общение — это вид межличностного общения, направленного на достижение какой-то предметной договоренности ». Конечно, при этом деловые отношения не исключают дружеских, и наоборот. Хотя бывает и так, что как только друзья становятся деловыми партнерами, их отношения портятся. И обратное — из деловых отношений вырастает дружба.

2. Структура и функции делового общения

Деловое общение всегда целесообразно. А значит и использование языковых средств в деловой речи четко подчинено личностной позиции по определенной проблеме и достижению позитивного результата в решении конкретной проблемы. Деловое общение, как в своей письменной (деловая корреспонденция и документация), так и устной (деловая речь) формах отличается высокой степенью конвенциональности, то есть жесткому следованию ряду общепринятых норм и правил, как речевого плана, и тогда мы говорим о речевом этикете, так и общеповеденческого (деловой этикет). Это обусловливает наличие постоянных формулировок, повторяющихся в одной и той же ситуации, например, при открытии совещаний, установления контактов на переговорном процессе и т.д., которые являются характерным признаком этого вида речевой деятельности.

Содержание делового общения – социально-значимая совместная деятельность людей, которая предполагает согласованность действий, понимание и принятие каждым ее участником целей, задач и специфики этой деятельности, своей роли и своих возможностей по ее реализации.

[2]

Цель делового общения – организация и оптимизация определенного вида совместной предметной деятельности.

Для того чтобы цель делового общения была успешно реализована, в современной психологической науке выделяют основные этико-психологические принципы делового общения, к которым относят:

1) принцип создания условий для выявления творческого потенциала и профессиональных знаний личности, на основе которого возможно согласовать личные цели сотрудника с общими целями организации;

2) принцип полномочий и ответственности, регламентирующий деловое общение в рамках служебных прав и обязанностей в соответствии со служебным статусом сотрудника, оценку его деловых качеств и использование его квалификации и опыта.

3) кооперативность – вклад каждого должен быть таким, какого требует совместно принятое направление разговора;

4) достаточность информации – говори не больше и не меньше, чем требуется в данный момент;

5) качество информации – не говори непроверенные данные, не лги;

6) целесообразность – не отклоняйся от темы, сумей найти решение;

7) ясность, убедительность – владей лингвистическими особенностями языка и тактикой общения;

8) учитывай индивидуальные особенности партнера по общению. [8, с.7]

Деловая коммуникация всегда возникает в определенном контексте и оказывается зависимой от него. Конкретная ситуация, в том числе и количество участников, характер поставленных целей, уровни взаимодействия с реципиентами, наделяет ее характерными особенностями, позволяющими выделить несколько форм ее проявления. К ним относятся: деловая беседа, деловое совещание, деловое публичное выступление, или презентация.

Читайте так же:  Что такое хандра определение

Наиболее распространенной и чаще всего применяемой формой деловой коммуникации является деловая беседа. Обычно под деловой беседой понимают межличностное речевое общение нескольких собеседников с целью разрешения определенных деловых проблем или установления деловых отношений. К структуре общения можно подойти по-разному, в данном случае будет охарактеризована структура путем выделения в общении трех взаимосвязанных сторон: коммуникативной, интерактивной и перцептивной. Коммуникативная сторона общения (или коммуникация в узком смысле слова) состоит в обмене информацией между общающимися индивидами. Интерактивная сторона заключается в организации взаимодействия между общающимися индивидами (обмен действиями). Перцептивная сторона общения означает процесс восприятия и познания друг друга партнерами по общению и установления на этой основе взаимопонимания.

Под функциями общения понимаются те роли и задачи, которые выполняет общение в процессе социального бытия человека. Функции общения многообразны, и существуют различные основания для их классификации.

Одним из общепринятых оснований классификации является выделение в общении трех взаимосвязанных сторон, или характеристик — информационной, интерактивной и перцептивной. Употребление этих терминов условно, иногда в аналогичном смысле употребляют и другие: в общении выделяют три функции — информационно-коммуникативная, регуляционно-коммуникативная, аффективно-коммуникативная. [9, с. 85)] Коммуникативная — просто передача информации, регуляционно-коммуникативная — налаживание поведения своего и других и аффективно-коммуникативная- представляет эмоциональную сферу человека

  1. информационно – коммуникативная функция.

Во время акта общения имеет место не просто движение информации, а взаимная передача закодированных сведений между двумя индивидами – субъектами общения. Следовательно, имеет место обмен информацией. Но люди при этом не просто обмениваются значениями, они стремятся при этом выработать общий смысл. А это возможно лишь в том случае, если информация не только принята, но и осмыслена. Обмен информацией осуществляется между двумя индивидами, каждый из которых является активным субъектом; он обязательно предполагает взаимодействие мыслей, чувств и поведения партнеров.

Понятие, структура и функции делового общения

Понятие и цели делового общения

Общение — процесс взаимодействия общественных субъектов: социальных групп, общностей или личностей, в котором происходит обмен информацией, опытом, способностями и результатами деятельности. Общение выступает как способ бытия общества и человека. Именно в процессе общения происходят социализация личности и ее самореализация. По мнению Аристотеля, способность вступать в общение отличает человека от «недоразвитых в нравственном смысле существ» и от «сверхчеловека». Поэтому «тот кто не способен вступать в общение или, считая себя существом самодавлеющим, не чувствует потребности ни в чем, уже не составляет элемента государства, становясь либо животным, либо божеством».

Специфика делового общения обусловлена тем, что оно возникает на основе и по поводу определенного вида деятельности, связанной с производством какого-либо продукта или делового эффекта. При этом стороны делового общения выступают в формальных (официальных) статусах, которые определяются необходимые нормы и стандарты (в том числе и этические) поведения людей. Как и всякий вид общения, деловое общение имеет исторический характер, оно проявляется на разных уровнях социальной системы и в различных формах. Его отличительная черта — оно не имеет самодавлеющего значения, не является самоцелью, а служит средством для достижения каких-либо других целей. В условиях рыночных отношений — это прежде всего получение максимальной прибыли.

Деловое общение является необходимой частью человеческой жизни, важнейшим видом отношений между людьми. Вечным и одним из главных регуляторов этих отношений выступают этические нормы, в которых выражены наши представления о добре и зле, справедливости и несправедливости, правильности или неправильности поступков людей. И общаясь в деловом сотрудничестве со своими подчиненными, начальником или коллегами, каждый так или иначе, сознательно или стихийно опирается на эти представления. Но в зависимости от того, как человек понимает моральные нормы, какое содержание в них вкладывает, в какой степени он вообще их учитывает в общении, он может как облегчить себе деловое общение, сделать его более эффективным, помочь в решении поставленных задач и достижении целей, так и затруднить это общение или даже сделать его невозможным.

Учитывая сложность понятия «общение», необходимо обозначить его структуру с тем, чтобы затем был возможен анализ каждого элемента. Характеризовать структуру общения мы будем путем выделения в нем трех взаимосвязанных сторон: коммуникативной, интерактивной и перцептивной.

Коммуникативная сторона общения состоит в обмене информацией между людьми.

Интерактивная сторона общения заключается в организации взаимодействия между индивидами, т.е. в обмене не только знаниями и идеями, но и действиями.

Перцептивная сторона общения означает процесс восприятия другими партнерами по общению и установлению на этой почве взаимопонимания. Естественно, что все эти термины весьма условны. Но поскольку данные взаимосвязанные стороны общения играют огромную роль, мы рассмотрим их более подробно.

Здесь важен вопрос о механизмах воздействия участников общения друг друга в его процессе. Главным средством общения является язык, это система знаков, служащая средством человеческого общения, мыслительной деятельности, способом выражения самосознания личности.

Деловое общение — это процесс взаимосвязи и взаимодействия, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом, предполагающим достижение определенного результата, решение конкретной проблемы или реализацию определенной цели.

В деловом общении мы не можем прекратить взаимодействие с партнером (по крайней мере, без потерь для обеих сторон). В обычном дружеском общении чаще всего не ставятся конкретные задачи, не преследуются определенные цели. Такое общение можно прекратить (по желанию участников) в любой момент.

Механизмы воздействия в процессе общения.

Заражение можно определить как бессознательную, невольную подверженность человека определенным психическим состояниям. Оно проявляется через передачу определенного эмоционального состояния или психического настроя.

Внушение — это целенаправленное неаргументированное воздействие одного человека на другого. При внушении осуществляется процесс передачи информации, основанный на ее некритическом восприятии.

Убеждение. Воздействие построено на том, чтобы с помощью логического обоснования добиться согласия от человека, принимающего информацию.

Читайте так же:  Депрессия побочный эффект

Подражание. Его специфика, в отличие от заражения и внушения, состоит в том, что здесь осуществляется не простое принятие внешних черт поведения другого человека, а воспроизведение им черт и образов демонстрируемого поведения.

Структуру делового общения можно охарактеризовать путем выделения в нем трех взаимосвязанных сторон: коммуникативной, интерактивной и перцептивной.

Коммуникативная сторона делового общения. Общение — это коммуникация, т.е. обмен мнениями, переживаниями, настроениями, желаниями и т.д. Содержание конкретной коммуникации может быть различным: обсуждение новостей, сообщение о погоде или спор о политике, решение деловых вопросов с партнерами и др. Коммуникация в общении всегда значима для ее участников, так как обмен сообщениями происходит не без причины, а ради достижения каких-то целей, удовлетворения каких-то потребностей и т.д.

Интерактивная сторона делового общения заключается в организации взаимодействия между людьми, т.е. в обмене не только знаниями и идеями, но и действиями. Действие — главное содержание общения. Описывая его, мы часто используем термины действий. Например, «он нанес мне удар» или «он подстроился под меня». Также очень важно уметь соотносить действия и ситуацию. Ведь одна и та же ситуация может быть по-разному «прочтена» партнерами и соответственно их действия в одной и той же ситуации могут быть различными.

Перцептивная сторона делового общения означает процесс восприятия друг друга партнерами по общению и установление на этой почве взаимопонимания. Общаясь с человеком, мы как бы «читаем» его, и это «беглое чтение» позволяет нам понимать его поведение. Очень часто важно не только само по себе понимание того или иного поведения, но и основ, истоков, движущих сил и механизмов.

Функции делового общения.

В общении выделяют три функции:

информационно-коммуникативная (коммуникативной) — состоит в обмене информацией между общающимися индивидами,

регуляционно-коммуникативная (интерактивной) — заключается в организации взаимодействия между общающимися индивидами (обмен действиями),

аффективно-коммуникативная (перцептивная) — означает процесс восприятия и познания друг друга партнерами по общению и установления на этой основе взаимопонимания.

Виды делового общения.

По способу обмена информацией различают устное и письменное деловое общение.

Письменные виды делового общения — это многочисленные служебные документы: письмо, протокол, отчет, докладная и объяснительная записка, заявление, договор, устав, положение, инструкция, распоряжение, приказ, и др.

Устные виды делового общения разделяются на монологические и диалогические.

К монологическим видам относятся: приветственная, торговая (реклама), информационная речь, доклад (на заседании, собрании).

Деловой разговор — кратковременный контакт, преимущественно на одну тему.

Деловая беседа — продолжительный обмен сведениями, точками зрения, часто сопровождающийся принятием решений.

Интервью — разговор с журналистом, предназначенный для печати, радио, телевидения.

Дискуссия; Совещание (собрание); Пресс-конференция.

Переговоры — обсуждение с целью заключения соглашения по какому — либо вопросу.

Этапы подготовки и проведения делового общения

Чтобы общение как взаимодействие происходило беспроблемно, оно должно состоять из следующих этапов:

Установка контакта (знакомство);

Ориентировка в ситуации общения, осмысление происходящего;

Обсуждение интересующей проблемы;

Завершение контакта (выход из него).

Этапы подготовки и проведения публичного выступления

(3 основных этапа)

Определение темы и цели выступления.

Тему определяет либо автор, либо те, кто приглашает его произнести речь. Название выступления должно быть ясным, четким, кратким, отражать содержание речи и привлекать внимание слушателей. Необходимо ясно представлять какой реакции добиваешься — информировать, взволновать аудиторию, сформировать убеждения, представления, которые станут мотивами их поведения, то есть призывает к каким — либо действиям.

Оценка аудитории и обстановки.

Уровень образования, интересы, пол, возраст, численность, а так же место проведения. Молодежь — нельзя льстить, поучать, уклоняться от острых проблем и вопросов. Профессионалы необходимы новые взгляды, подходы. Сложнее говорить с разнородной группой.

Использовать множество источников: и непосредственные материалы из личного опыта, опосредованные — официальные документы, результаты социологических опросов, статьи, научная и художественная литература, передачи радио и телевидения. Систематизируя материал, оратор создает план, продумывает логику изложения, производит литературную обработку речи.

Видео (кликните для воспроизведения).

Заучивание, запоминание текста.

Происходит не только заучивание текста но и выбор невербальной составляющей (поза, мимика, расположение, интонации, на каждую минуту выступления приходится 20 — 25 минут подготовки).

Возможно путем чтение текста (дипломатические, торжественные, доклады); воспроизведение по памяти (с опорой на текст), свободная импровизация (экспромт). Важно установить контакт с аудиторией. Отношение говорящего к предмету, его заинтересованность, убежденность вызывают ответную реакцию. Важны, зрительный контакт и специальные слова и выражения, обеспечивающие обратную связь (мы с вами, подумайте), мимика, жесты (25%речь воспринимается зрительным путем), интонация (паузы), а так же использование специальных приемов: вопросно-ответный, юмор, отступление от темы.

Ответы на вопросы, ведение полемики.

Такая форма общения требует от оратора быстрой реакции (но лучше не торопится с ответом), доброжелательности, владения юмором. Ответ предназначается всем присутствующим.

Необходим чтобы найти, выделить и учесть в дальнейшем недостатки.

Информационно-коммуникативная функция делового общения

Общение как коммуникация.

Все средства общения делятся на 2 большие группы: вербальные (словесные) и невербальные. Многие зарубежные психологи (А.Пиз, А.Мейерабиан. Д.Бердвиссл) подчеркивают значимость невербальных средств общения, доля которых составляет 55%-65% информации. Также отмечается, что по словесному (вербальному) каналу передается чистая информация, а по невербальному – отношение к партнеру по общению.

Вербальные средства общения

предполагают передачу информации и являются необходимым условием при деловом общении людей. Деловое общение возможно лишь в том случае, если один из собеседников умеет грамотно говорить – излагать свои мысли, а другой умеет слушать. Между собеседниками должна быть культура речевого общения, которая является одним из средств взаимопонимания, уважения между людьми. Под культурой речевого общения необходимо понимать свободное владение языком, использование в речи слов приветствия, вежливого обращения к собеседнику. На уровне делового общения в разговоре должны употребляться простые, ясные, точные слова, грамотно сформулированные мысли. При разговоре в первую очередь человек должен ориентироваться на собеседника. Высказывания без ориентации на собеседника носят форму монолога, когда один говорит, а другие слушают. Чаще всего это случается, когда руководитель знакомит подчиненных с содержанием инструкций, распоряжений, или учитель объясняет новую тему, а ученики слушают.

Читайте так же:  Настроение депрессия

Наиболее эффективное взаимоотношение собеседников проявляется в форме диалога, в основе которого лежит умение задавать вопросы. Такая форма общения возникает в ходе принятия решения.

В процессе своей деятельности человек постоянно вступает во взаимоотношения с другими людьми не только по поводу общения, но и проявляет свое отношение к членам группы в виде поступков. Определенного стиля поведения. Подобная ситуация происходит во время взаимодействия коллег по работе, руководителя и подчиненного.

Таким образом, умение вступать в контакты – не менее значимый элемент профессиональной деятельности, чем специальные знания и умения работы. Во многих случаях такое умение составляет решающую предпосылку успешной профессиональной деятельности.

Любой акт делового общения, детерминированный рассмот­ренными выше факторами, может быть представлен как ролевое поведение.Не имея возможности подробно остановиться на тео­ретических аспектах проблемы, выделим только наиболее важ­ные моменты.

«Роль» — это способ поведения, задаваемый об­ществом. Она складывается из двух переменных: базовых психологических установок нашего «Я» и ожиданий других людей. В течение одного дня деловой человек может «играть» несколько ролей: руководителя, коллеги, подчиненного, партнера по переговорам и т.д. «Во всех случаях предпосылкой успеха является не только всесторонний и глубокий анализ деловой ситуации, но и готовность к успеху, обус­ловленная состоянием и ориентацией нашего «Я». Единственное ограничение, которое налагается на нас, — это наша неспособ­ность признать неограниченность наших возможностей. Однако не нужно никаких усилий, чтобы смириться с поражением, лени­вым созерцанием собственных неудач. Большинство проживает всю жизнь, гак и не использовав возможность полного контроля над собственными чувствами, не отдавая себе отчета в том, что это единственное, что подвластно нашей воле.

Следовательно, необходимо постоянно развивать позитивное мышление. Позитивное восприятие действительности означает, что мы должны направить свои усилия на решение стоящих перед нами проблем, вместо того чтобы сетовать по поводу их существо­вания. Победитель «вгрызается» в проблему, тогда как неудачник всячески старается ее обойти, но постоянно на нее наталкивается. Есть только два типа проблем: 1) проблемы, которые мы в состо­янии решить, и 2) проблемы, с которыми мы ничего поделать не можем. Какой смысл, например, переживать по поводу своего роста? Позитивное мышление предполагает отказ от бесплодных сетований по поводу надуманных и еще не существующих труд­ностей. Тем более непродуктивно завидовать другим — лучше ра­доваться их продвижению и просить у них советов, как нам до­биться успехов в своей деятельности.

Потеря информации.

При передаче информации нужно идею, мысль словесно оформить во внутренней речи, затем перевести из внутренней речи во внешнюю – и высказать. На каждом этапе происходит потеря информации, а обмен информацией, предполагающей обратную связь. В общении мы не просто передаем информацию, а информируем, обмениваемся знаниями о трудностях решения проблемы, жалуемся и т.д.

Убедительность речи обусловлена: 1) психологическими факторами; 2) культурой речи. Культура речевого общения включает в себя свободное владение языком. Составными частями естественного языка являются: литературный язык, просторечье, профессиональная лексика, ненормативная лексика.

При деловом общении принято употреблять простые, ясные и точные слова, грамотно формулировать свою мысль.

Типичные ошибки, связанные с ориентацией на себя: нет организации мысли, высказывания носят спонтанный характер; нет четкости выражаемых мыслей; слишком длинный монолог; не обращается внимание на слушателя.

Вопросы в деловой коммуникации.

Значение вопросов при деловом взаимодействии в следующем: 1) вопрос — удобная форма побуждения «Вы могли бы . »; 2) с помощью вопросов привлекается внимание партнеров; 3)вопросы несут определенную информацию (базис вопроса «Где вы храните деньги?» -предполагается, что спрашивающий знает, что у партнера есть деньги, а следовательно, и есть место, где они хранятся); 4)с их помощью можно наводить партнера на нужный ответ (содержащийся, в самом вопросе, например, вопрос, требующий согласия); 5)сразу после восприятия партнером вопроса его невербалика показывает отношение партнера к теме вопроса, которое может распространиться и на задавшего его; . 6)вопросы помогают разговорить партнера, «раскрыть» его; 7)правильно сформулированный вопрос позволяет дипломатично исправить ошибку в аргументации или поведении; 8)вопросы создают основу для доверительных отношений.

Виды вопросов.

В деловом взаимодействии могут быть использованы виды вопросов: информационные — для сбора необходимых сведений; контрольные — для проверки, следит ли партнер за вашей мыслью; для ориентации — придерживается ли партнер ранее высказанного им мнения; подтверждающие — чтобы выйти на взаимопонимание, добиться одобрения; ознакомительные — для ознакомления с целями, мнением партнера; однополюсные — повторение вопроса партнера в знак того, что вы поняли, о чем идет речь и чтобы он это понял, и для выигрыша времени; встречные — при правильной постановке ведут к сужению разговора и подводят партнера ближе к согласию; альтернативные- предоставляют возможность выбора (не более чем из трех вариантов); направляющие — в случае если партнер отклоняется от темы беседы, с помощью вопросов его «возвращают» в нужное русло; провокационные — с целью установить, чего в действительности хочет партнер и верно ли он понимает ситуацию; вступительные — позволяющие заинтересовать партнера в разговоре, могут содержать указание на возможное решение проблем партнера; заключающие — для подведения итогов делового взаимодействия.

С помощью правильных вопросов можно успешно переедать свои мысли, построить цепочку умозаключений, приводящую к нужным выводам.

Типичные ошибки слушания: перебивание собеседника, поспешные выводы, поспешные возражения, непрошеные советы.

[3]

Функции делового общения

Добиться успешно реализованного проекта в бизнесе, уникального предприятия и т.д. поможет знание основных функций делового общения. В этой статье рассмотрим виды, эффективность и способы применения основных функций делового общения.

Читайте так же:  Этика общения по телефону

Функции и цели делового общения

Выверенное деловое общение между людьми (начальство, партнеры, коллектив, бизнес-структуры и власть) покажет, насколько качественно и своевременно будет развиваться предприятие, реализовываться проекты. Цель и задачи, стоящие перед директором и его коллективом, должны быть достигнуты с высоким коэффициентом для предприятия.

Известны три основные функции делового общения:

  1. Информационно-коммуникативная функция (накопление, формирование, передача и прием информации).
  2. Регулятивно-коммуникативная (корректировка поведения, а также способы воздействия на собеседника: убеждение, внушение, подражание, заражения).
  3. Эффективно-коммуникативная (становление эмоциональной оболочки человека).

Виды и функции делового общения

  1. Деловая переписка. В письменной форме (письма, приказы, запросы, постановления) выстраивается общение.
  2. Деловая беседа. Партнеры обсуждают перспективы развития предприятия, решают важные вопросы.
  3. Деловое совещание. Слаженная коллективная работа направлена на развитие предприятия, разработку уникальных проектов. Прогноз успешного развития бизнеса делается сообща.
  4. Публичное выступление. Доведение информации одним человеком (начальником, помощником, специалистом) до трудового коллектива.
  5. Деловые переговоры. Они должны привести стороны к подписанию важных для бизнеса документов (контракт, соглашение и договор).

.

Описанные в статье функции делового общения помогут вам найти верный подход к каждому партнеру.

Функции и законы делового общения

Первая функция делового общения состоит в реализации базовой потребности людей в общении. Посредством делового общения мы раскрываем и познаем себя и других людей, оцениваем свои деловые качества и то, как другие люди реагируют на наше поведение. Деловое общение позволяет совершенствовать и поддерживать свой деловой имидж, обеспечивает эффективную самопрезентацию.

Деловое общение создает возможность для построения взаимоотношений с потенциальными и действующими партнерами. Через общение мы не только знакомимся с другими людьми, но и, что еще более важно, строим деловые взаимоотношения, которые могут развиваться и углубляться, а могут затухать и увядать.

В ходе делового общения происходит обмен информацией. Большую часть информации в деловой жизни мы получаем через общение с другими людьми. Обсуждая со своим шефом подробности выполнения служебного задания, решая, в какую компанию обратиться с конкретным вопросом, как ответить на запрос по факсу, мы советуемся с коллегами и руководством. Во всех этих случаях происходит бесконечное количество обменов информацией, включающих отправление и получение сообщений.

Важнейшая функция делового общения состоит в обеспечении возможности оказания воздействия на других людей. Практически ежедневно каждый из нас стремится повлиять на чье-либо поведение — убедить коллегу принять ваш вариант действия или поддержать определенного кандидата на выборах, побудить начальника повысить вам зарплату или уговорить преподавателя поставить вам более высокую оценку.

По организационным формам деловое общение подразделяется на общение в диаде, например, деловая беседа, в группе и ситуации публичного выступления. Особое место среди видов делового общения занимает общение с использованием электронных средств.

Общение в диоде. Чаще всего общение происходит в ситуациях ди- адного общения, представляющего собой разговор двух людей. Сдавая экзамен или зачет преподавателю, отчитываясь перед начальником о проделанной работе, обсуждая с коллегой предстоящую сделку, отвечая на вопросы о предлагаемой услуге клиенту, вы участвуете в ситуации делового диадного общения.

Общение в группе. Группы, как правило, создаются для выработки и совместного принятия решений или коллективной работы. Для многих из нас примером такой формы делового общения могут служить семинары, собрания, переговоры с большим числом участников.

Презентация. Важные организационные формы общения-презентация и самопрезентация. В ходе презентации представитель компании выступает перед аудиторией с заранее подготовленным официальным сообщением, касающимся определенного товара или услуги. Самопрезентация представляет собой выступление перед группой значимых людей с целью привлечь их заинтересованное внимание к личности выступающего.

Общение через электронные средства. В современной жизни в деловом общении все больше и чаще используются электронные средства. Например, более 25% жителей США пользуются услугами электронной почты, и для многих из них она является единственным способом общения с отдаленными корреспондентами. Поскольку участники электронного общения не имеют общего физического контекста, то та часть сообщения, которая обычно передается невербальными сигналами, остается недоступной для получателя.

Электронное общение реализуется через сетевые конференции и онлайн-чаты. Конференцию можно представить как место, где собираются сообщения, объединенные одной темой. Для общения в сетевой конференции пользователь посылает сообщение (статью). Эти сообщения могут затрагивать разные вопросы, но в пределах тематики данного сайта. Другие пользователи читают эти статьи и при желании отвечают на них.

Интернет-чат — это интерактивный обмен сообщениями между двумя или более участниками. В чат-руме ответы появляются немедленно на экранах участников. Обычно в чат-руме могут беседовать два человека. Однако некоторые чаты лицензированы на двадцать пять, пятьдесят или сотни и более участников. Чат в чем-то схож с непосредственной беседой «лицом к лицу», в том смысле, что обратная связь поступает практически мгновенно.

Если общение в режиме онлайн представляет собой по существу революцию в письменном общении, то революция устного общения происходит в связи с появлением мобильных и цифровых телефонов.

Законы делового общения

Первый закон: «Добейтесь понимания»

Для достижения понимания необходимо придерживаться выполнения следующих условий.

1. Руководитель(инициатор делового общения)сам лично должен понимать его цель.Непонимание цели делового общения лишает его смысла.

^ 2. Единый (национальный, профессиональный и жаргонный) язык общения.

3. Учет интеллектуального уровня партнера по общению. Понимание зависит от учета уровня интеллектуального развития партнеров по общению.

^ 4. Полнота информации. Понимание между партнерами зависит от передачи информации в полном объеме, имеющем отношение к цели общения. Сокрытие либо искажение информации делает понимание невозможным.

^ 5. Логика изложения. Неумение четко выразить свою мысль является распространенной причиной непонимания, недоразумений, споров и конфликтов между партнерами по общению.

Читайте так же:  Этика делового общения и информационного обмена

6. Контроль. Необходимо проверить, удостовериться, убедиться: действительно ли ваше сообщение дошло до партнера и истолковано им в том смысле, что вы изначально ему придавали.
^

Второй закон: » Барьеры общения»

Успеху делового общения могут помешать отрицательные установки, направленные:

— на личность партнера по общению (» что он может путного сказать», «он не специалист», «сомнительный тип», «это все из-за него» и так далее);

— на тему общения («этого не может быть», «не могу в это поверить», «об этом говорить не принято», «почему, собственно, это должен делать я?!»);

— на обстоятельства общения («сейчас не время», «здесь не место», «на нас все смотрят»).

Надо научиться понимать и устранять «барьеры общения».
^

Третий закон: «Желание — залог успеха!»

Если в процессе делового общения партнер (подчиненный) сомневается, не уверен, не согласен, возражает, протестует — это означает, что вы указали ему не его цель, не его путь. И наоборот: как быстро и энергично человек выражает согласие и приступает к делу, если ему указать его цель, его путь!

[1]

Необходимо вместе с партнером по общению формулировать цели, в достижении которых он лично заинтересован. «Двигать» человека в нужном направлении лучше всего выгодой. Психология человека такова, что все с большим желанием делают то, что ведет к удовлетворению потребностей, раскрытию и развитию способностей и не противоречит нормам.

^ Руководитель обязан уметь разбираться в своих подчиненных, знать их сильные и слабые стороны, цели, потребности, способности и значимые нормы. Надо всмотреться в каждого подчиненного, понять его личный интерес (желание) и предложить ему задание (работу, дело), качественно исполнив которое, он сам себя наградит (получит выгоду). Там, где руководитель предоставляет подчиненным такие возможности, он пробуждает в них «дух победы».
^

Четвертый закон: «Фактор отношения»

Руководитель служит примером, моделью поведения для своих подчиненных. Коллектив каждой организации со временем приобретает и сохраняет явно выраженные положительные и отрицательные свойства, неотделимые от личных и деловых качеств руководителя.

На достижение высоких целей отдельных людей, группы и коллективы вдохновляют те, кого они уважают и ценят. Роль руководителя в этом процессе невозможно переоценить. Личные способности, характер, индивидуальность — все это на виду, все работает или на пользу или во вред.

Руководитель любого ранга лишен права отталкивать от себя людей.Располагать (привлекать, притягивать) к себе подчиненных — есть его прямая служебная обязанность. Вся суть теории «человеческих отношений» выражена в следующей формуле: «Взаимное уважение между руководителем и подчиненными является необходимым условием их служебных взаимоотношений«.

Чтобы расположить человека к себе, воспитать в нем эмоционально положительное отношение (приязнь, симпатия, дружба, любовь), человека надо искренне уважать, ценить. Истинное руководство — это искусство общения с людьми,искусство так влиять на людей с помощью личного примера и убеждений, чтобы они признали руководителя как самого способного и достойного человека в организации.

Виды делового общения.

1. Устные виды делового общения, в свою очередь, разделяются на монологические и диалогические.
К монологическим видам относятся:
· Приветственная речь;
· Торговая речь (реклама);
· Информационная речь;
· Доклад (на заседании, собрании).
· Деловой разговор — кратковременный контакт, преимущественно на одну тему.
· Деловая беседа — продолжительный обмен сведениями, точками зрения, часто сопровождающийся принятием решений.
· Переговоры — обсуждение с поставленной задачей заключения соглашения по какому — либо вопросу.
· Интервью — разговор с журналистом, предназначенный для печати, радио, телевидения.
· Дискуссия;
· Совещание (собрание);
· Пресс-конференция.
· Контактный деловой разговор — непосредственный, «живой» диалог.
· Телефонный разговор (дистантный), исключающий невербальную коммуникацию.

В прямом контакте и непосредственной беседе наибольшее роль имеют устная и невербальная коммуникации.
Беседа или передача сообщений по телефону являются самыми распространенными формами коммуникаций, их отличает непосредственный контакт и большое разнообразие способов общения, что позволяет без труда сочетать деловую (формальную) и личную (неформальную) части всякого сообщения.

2. Письменные виды делового общения — это многочисленные служебные документы: деловое письмо, протокол, отчет, справка, докладная и объяснительная записка, акт, требование, контракт, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, указание, приказ, доверенность и др. По содержанию общение может быть разделено на: · Материальное — обмен предметами и продуктами деятельности;
· Когнитивное — обмен знаниями;
· Мотивационное — обмен побуждениями, целями, интересами, мотивами, потребностями;
· Деятельностное — обмен действиями, операциями, умениями, навыками.
По средствам общения может быть деление на такие четыре вида:
· Непосредственное — осуществляемое с помощью естественных органов, данных живому существу: руки, башка, туловище, голосовые связки и т.д.;
· Опосредованное — связанное с использованием специальных средств и орудий;
· Прямое — предполагает личные контакты и непосредственное восприятие приятель другом общающихся людей в самом акте общения;
· Косвенное — осуществляется через посредников, которыми могут выступать другие люди.

Видео (кликните для воспроизведения).

Дата добавления: 2016-10-07 ; просмотров: 501 | Нарушение авторских прав

Источники


  1. Шеламова, Г. М. Деловая культура и психология общения. Учебник / Г.М. Шеламова. — М.: Academia, 2013. — 192 c.

  2. Людмилина, Юлия Как выйти замуж через Интернет / Юлия Людмилина. — М.: Попурри, 2005. — 946 c.

  3. В.В. Ивлева Психология семьи / В.В. Ивлева. — М.: Букмастер, 2012. — 352 c.
Функции делового общения и возможности их реализации
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here