Письменный вид делового общения

Предлагаем ознакомится со статьей на тему: "Письменный вид делового общения" с комментариями профессионалов. Мы постарались собрать полную и достоверную информацию, переработать и предоставить в удобном для прочтения виде. Любые вопросы вы можете задавать в комментариях.

Основные жанры письменного делового общения.

Письменные жанры можно разделить на 3 группы:

· Организационно-распорядительные (закон, постановление, приказ, положение)

· Информационно-справочные (план, акт, отчет, протокол, справка, деловое письмо, докладная записка)

· Частные деловые бумаги (автобиография, заявление, доверенность, расписка, счет, характеристика, резюме)

I. Договор — это документ, закрепляющий правовые отношения юридических лиц (контрагентов) или физического лица с юридическим лицом. Характер сделки, условия, сроки, права и обязанности сторон непременно отражаются в соответствующих пунктах договора и составляют совокупность сведений, обеспечивающих документу правовую силу. С точки зрения текстовой организации эти пункты представляют собой модули — текстовые фрагменты с типовыми заголовками, представленные набором стандартных фраз.

Минимально модулей должно быть семь:

1. Представление сторон.

2. Предмет договора.

3. Обязательства сторон.

4. Условия и порядок расчетов.

5. Ответственность сторон.

6. Срок действия договора.

7. Юридические адреса и платежные реквизиты сторон.

II.Центром деловой письменности является организационно-распорядительная документация (ОРД).Она ярче всего демонстрирует все особенности официально-делового стиля.

Особенность этих документов заключается в том, что они пишутся по строгой форме. Форма документа, или формуляр представляет собой совокупность и последовательность расположения реквизитов и значимых частей текста. Она разрабатывается и утверждается в виде государственного стандарта (ГОСТ).

[1]

Опорными словами, определяющими конструкцию центральной фразы документа, являются глаголы-перформативы: «Предлагаю», «Обязываю», «Приказываю», «Постановляю» и т.д. Они определяют жанр и тональность документа. Среди перечисленных жанров распорядительных документов предприятия самым распространенным является приказ.

1. Приказ —правовой акт, издаваемый руководителем органа управления для решения оперативных задач по деятельности предприятия и по личному составу. В форме приказа реализуются иерархические отношения «руководитель — подчиненный». С помощью приказов решаются вопросы организации работы предприятия, вопросы финансирования, планирования, отчетности, снабжения, реализации продукции и другие производственные вопросы.

Приказ имеет заголовок («О реорганизации предприятия», «Об изменении графика работы», «Об изменении оплаты отпусков», «О приеме на работу»). Заголовок располагается в левом верхнем углу.

Текст приказа, как и любого жанра ОРД, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В первой части указываются основания для составления документа.

Основанием для приказа могут служить:

· нормативные документы государственных органов (правительства, налоговой инспекции, органов местного самоуправления);

· решения Совета директоров, общих собраний акционеров;

Помимо основания в констатирующей части излагают цели и задачи предписываемых действий. Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении. Констатирующей части не имеют приказы по личному составу.

Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова «Приказываю», указывают:

  1. адресата: «кому?» — конкретному исполнителю, структурному подразделению, приводят полное наименование должности исполнителя;
  2. «что сделать?» — указывается конкретное действие, выраженное инфинитивной конструкцией;
  3. «до какого числа?» — указываются сроки исполнения приказа в форме словосочетания в родительном падеже. Если срок исполнения не указывается, поручение носит постоянный характер;
  4. в последнем пункте распорядительной части приказа указывается лицо или структурное подразделение, на которое возлагается обязанность контролировать ход выполнения приказа и ответственность за его исполнение.

По этой же схеме составляются тексты распоряжений и постановлений (заключительная часть протокола заседания коллегиального органа), распорядительная часть которых начинается словами «Постановляю», «Предлагаю». Как и тексты договоров и деловых регламентированных писем, тексты приказов, распоряжений, постановлений состоят из клишированных фраз.

2. Официальная корреспонденция различных типов, которая направлена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному должностному лицу и подписана одним должностным лицом, представляет собой деловую корреспонденцию.

Деловые письма —являются особым типом документов, менее жестко регламентированным, чем контракт или постановление, но имеющим юридическую значимость. Деловая переписка регистрируется и хранится в обеих организациях, как исходящая и входящая документация.

По функциональному признаку деловые письма делятся на:

  • требующие обязательного письма-ответа;
  • и не требующие такового.

По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные и нерегламентированные.

Регламентированные письмасоставляются по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т.д.). Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных текстов или текстов, составленных из стандартных синтаксических конструкций (Ссылаясь на Ваш запрос от. Согласно протоколу…).

Нерегламентированные письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста. Он, как правило, включает элементы повествования (историю вопроса), этикетную рамку и обязательный элемент делового письма — речевое действие.

По виду выделяют деловые письма:

  • Просьбы;
  • Приглашения;
  • Извещения;
  • Подтверждения;
  • Распоряжения;
  • Гарантийные письма и благодарственные письма и др.

В написании любого вида писем соблюдается этикет делового письма.

Классификация видов и форм делового общения

Деловое общение — процесс взаимосвязи и взаимодействия в деловой сфере, в рамках которого происходит обмен информации и деятельности.

Деловое общение многообразно. Различают два основных вида делового общения: 1) вербальное общение 2) невербальное общение.

По способу обмена информацией различают устное и письменное деловое общение.

Устные виды делового общения, в свою очередь, разделяются на монологические и диалогические.

К монологическим видам относятся:

[2]

  • * Приветственная речь;
  • * Торговая речь (реклама);
  • * Информационная речь;
  • * Доклад (на заседании, собрании).

[3]

  • * Деловой разговор — кратковременный контакт, преимущественно на одну тему.
  • * Деловая беседа — продолжительный обмен сведениями, точками зрения, часто сопровождающийся принятием решений.
  • * Переговоры — обсуждение с целью заключения соглашения по какому — либо вопросу.
  • * Интервью — разговор с журналистом, предназначенный для печати, радио, телевидения.
  • * Дискуссия;
  • * Совещание (собрание);
  • * Пресс-конференция.
  • * Контактный деловой разговор — непосредственный, «живой» диалог.
  • * Телефонный разговор (дистантный), исключающий невербальную коммуникацию.
Читайте так же:  Заключение делового общения

В прямом контакте и непосредственной беседе наибольшее значение имеют устная и невербальная коммуникации.

Беседа или передача сообщений по телефону являются самыми распространенными формами коммуникаций, их отличает непосредственный контакт и большое разнообразие способов общения, что позволяет без труда сочетать деловую (формальную) и личную (неформальную) части всякого сообщения

Письменные виды делового общения — это многочисленные служебные документы: деловое письмо, протокол, отчет, справка, докладная и объяснительная записка, акт, заявление, договор, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, указание, приказ, доверенность и др.

По содержанию общение может быть разделено на:

  • * Материальное — обмен предметами и продуктами деятельности;
  • * Когнитивное — обмен знаниями;
  • * Мотивационное — обмен побуждениями, целями, интересами, мотивами, потребностями;
  • * Деятельностное — обмен действиями, операциями, умениями, навыками.

По средствам общения возможно деление на такие четыре вида:

  • * Непосредственное — осуществляемое с помощью естественных органов, данных живому существу: руки, голова, туловище, голосовые связки и т.д.;
  • * Опосредованное — связанное с использованием специальных средств и орудий;
  • * Прямое — предполагает личные контакты и непосредственное восприятие друг другом общающихся людей в самом акте общения;
  • * Косвенное — осуществляется через посредников, которыми могут выступать другие люди.

Основные формы делового общения: 1) деловая беседа 2) деловые переговоры 3) спор 4) дискуссия 5) деловые совещания 6) публичные выступления 7) телефонный разговор 8) деловая переписка 9) деловой прием.

Рассмотрим некоторые из них.

Общаясь друг с другом, мы слушаем не только словесную информацию, но и смотрим в глаза друг друга, слышим тембр голоса, интонацию, видим мимику и жесты. При этом слова передают нам логическую информацию, а жесты, мимика, голос информацию дополняют.

Получая письменное сообщение, мы видим не только слова, но и конверт, марку, бумагу, расположение и выделения текста, шрифт. Все это создает впечатление от письма, либо усиливая словесное содержание, либо ослабляя его.

Существует два вида общения,

Невербальное общение — это общение без помощи слов, которое часто возникает бессознательно. Оно может дополнять и усиливать словесное общение или ему противоречить, ослабляя его. Хотя невербальное общение и является часто бессознательным процессом, но для достижения нужного эффекта его можно контролировать.

Невербальное общение — наиболее древняя и базисная форма коммуникации. Наши предки общались между собой при помощи наклона тела, мимики, тембра и интонации голоса, частоты дыхания, взгляда. Мы и сейчас часто понимаем друг друга без слов.

Вербальное (словесное) общение возникло вместе с абстрактным (логическим) мышлением. В этом аспекте два этих вида мышления обладают фундаментальными различиями.

Эмоции и чувства мы легко передаем без слов. Без слов мы можем попросить исполнить несложные действия, например, подозвать кого-нибудь. Передача же сложной информации, равно как и выполнение совместной непростой работы, требует общения при помощи слов.

Словесное общение опирается на язык и грамматику и может заключаться как в устной, так и письменной речи.

Эмоции и чувства мы легко передаем без слов, например, без слов мы можем попросить исполнить несложные действия, то есть подозвать кого-нибудь. Передача же сложной информации, равно как и выполнение совместной непростой работы, требует общения при помощи слов.

В деловом общении чуть менее половины времени приходится на слушание, немного менее трети — на высказывание своих мыслей и одна четвертая — на чтение и составление документов.

Невербальное общение не так сильно структурировано, как вербальное. Не существуют общепринятые словари и правила компоновки (грамматика) жестов, мимики, интонации, при помощи которых мы в состоянии однозначно передать свои чувства. Невербальное общение, как правило, спонтанно и непреднамеренно. Его нам подарила природа как продукт многих тысячелетий естественного отбора. Поэтому невербальное общение очень емко и компактно. Овладевая языком невербального общения, мы приобретаем эффективный и экономичный язык, например, моргнув глазом, кивнув головой, помахав рукой, мы передаем свои чувства быстрее и лучше, чем сделали бы это при помощи слов.

Свои чувства и эмоции мы можем передавать без слов. Невербальный язык используется и при словесном общении, и с его помощью мы:

  • · подтверждаем, поясняем или опровергаем передаваемую словесным путем информацию;
  • · передаем информацию сознательно или бессознательно;
  • · выражаем свои эмоции и чувства;
  • · регулируем ход разговора;
  • · контролируем и воздействуем на других лиц;
  • · восполняем недостаток слов.

Разговаривая с партнером, мы видим его мимику, жесты, которые нам говорят, что действительно думает и чувствует наш собеседник. Невербальный язык помогает нам составлять более четкое и адекватное мнение о партнере: так, постукивание пальцами по рукоятке кресла свидетельствует о нервном напряжении, а сжатые в замок руки — о закрытости. деловой общение вербальный сотрудничество

В общении приходится не только излагать свою точку зрения письменно или устно, но и воспринимать мнения других людей. При этом часто именно умение воспринимать чужую точку зрения и показать собеседнику, что его поняли, становится критичным для организации конструктивного диалога.

При получении информации на ней следует сконцентрироваться, интерпретировать, оценить и выделить смысл, чтобы затем его воспринять. Воспринятый смысл полезно перефразировать собеседнику как сигнал того, что мы его поняли и ему нет необходимости излагать свою мысль еще раз. Только после этого в рамках конструктивной беседы целесообразно сообщить собеседнику, что в его идее мы поддерживаем, в чем сомневаемся и с чем решительно не согласны.

Читайте так же:  Правил современного делового этикета

Противоречивые сообщения часто идут по вербальным и невербальным каналам одновременно. Мимика, положение и разворот тела, тон голоса, жесты — все это подтверждает или опровергает вербальное сообщение. В случае возникновения противоречия доверять следует невербальным сигналам.

Принципы делового общения (деловой коммуникации)

Основные принципы делового общения. Любое деловое общение преследует некоторый интерес, который в идеале должен поддерживаться некоторое время, а потому очень важно, чтобы люди комфортно себя чувствовали при решении деловых вопросов и проблем. Чтобы преуспеть в этом, необходимо придерживаться главных принципов сохранения такого типа отношений:

1) Рациональное общение.Не стоит эмоциям позволять доминировать, даже если собеседник «вышел из себя», т. е. ведет себя несдержанно. Это дает возможность контролировать ход разговора и в конечном итоге позволяет получить желаемое. Просто нужно понять, что бизнес – не место для проявления чувств и эмоций.

2) Желание понять человека. При деловых переговорах каждая сторона искренне старается донести некую информацию. Для того чтобы ее проанализировать, эту информацию нужно воспринять в полном объеме. Если один из партнеров замыкается на том, что постоянно навязывает свою точку зрения, он не получит желаемого – переговоры сорвутся.

3) Концентрация внимания.Человеческая психика устроена так, что внимание периодически рассеивается, как бы отдыхая в короткие промежутки времени. Нужно учиться ловить такие моменты и стараться снова его активизировать, чтобы общение было эффективным. В большинстве случаев просто достаточно фразы: «Обратите внимание…».

4) Правдивость общения.При деловом общении нельзя давать неправдивую информацию, даже в том случае, если точно известно, что партнер о чем-либо умалчивает или даже сознательно обманывает. При возможной временной утрате преимущества, это всегда обеспечивает стратегическую победу.

5) Правильное отделение собеседника от предмета переговоров. Никогда нельзя допускать, чтобы личные отношения вмешивались в предмет переговоров. Иногда очень неприятный человек может принести уникальную по своей значимости информацию, а его партнер просто проигнорирует ее. Нужно научиться абстрагироваться от подобных эмоций.

Также принципами могут выступать:

Умение вести себя с людьми надлежащим образом; быть пунктуальным, конфиденциальным, грамотным, быть опрятным и прочее…

К общим принципам, регулирующим протекание процессов делового общения, относят его межличностность, целенаправленность, непрерывность и многомерность.

Межличностность.

Межличностное общение характеризуется открытостью и многоплановостью взаимодействия людей, основанного на их личном интересе друг к другу. Осуществление делового общения в любом случае обусловлено не только конкретным делом или обсуждаемым деловым вопросом, но и личностными качествами партнеров, их отношением друг к другу. Поэтому деловое общение неотделимо от межличностного контакта.

Целенаправленность.

Направленность делового общения многоцелевая. В процессе общения наряду с осознаваемой целью информационную нагрузку несет и неосознаваемая цель. Так, докладчик, сообщая аудитории статистические данные, хочет обрисовать объективную ситуацию в проблемной области. Вместе с этим, может быть на неосознаваемом уровне у него есть стремление продемонстрировать присутствующим свой интеллект, эрудицию и красноречие. В этом же эпизоде можно обнаружить и другие цели.

Непрерывность.

Попав в поле зрения делового партнера, мы инициируем непрерывный деловой и межличностный контакт с ним. Поскольку общение включает как вербальные, так и невербальные элементы, мы постоянно посылаем поведенческие сообщения, которым собеседник придает определенный смысл и делает соответствующие выводы. Даже молчание партнера или его физическое отсутствие в данный момент включены в акт общения, если они значимы для другого человека. Это происходит потому что любое наше поведение информирует о чем-либо. Оно представляет собой реакцию на ситуацию и на окружающих людей. Опытные участники коммуникации обязаны знать о постоянно передаваемых явных и неявных сообщениях.

Многомерность.

В любой ситуации делового взаимодействия люди не только обмениваются информацией, но так или иначе регулируют свои взаимоотношения. Например, когда, собираясь в поездку, Леонид говорит Денису: «Нам надо взять с собой карту», он не только передает информацию. Важно, как Леонид говорит — в зависимости от тона его сообщение может подразумевать: «я главнее тебя — если бы не я, мы бы забыли важную вещь для нашей поездки».

В ходе делового общения могут реализовываться, по крайней мере, два аспекта взаимоотношений. Один аспект — это поддержание делового контакта, передача деловой информации. Другой — трансляция эмоционального отношения партнеру (позитивного или негативного), присутствующего в любом взаимодействии. Например, некто говорит кому-то: «Я рад видеть тебя». Мимика, сопровождающая эти слова, покажет, действительно ли говорящий искренне рад видеть собеседника. Если он улыбается, говорит искренне, смотрит в глаза и похлопывает собеседника по спине или уверенно пожимает ему руку, последний расценивает это как знаки расположения. А если слова приветствия произносятся быстро, без проникновенной интонации, с бесстрастным выражением лица, тот, к кому они обращены, воспримет их лишь как ритуальные знаки этикета.

16. Виды общения в деловой коммуникации: отличия устной и письменной речи

Деловое общение – это способ обмена информацией между партнерами, существующими или потенциальными. Данный вид коммуникаций подчиняется определенным законам и правилам делового этикета.

Виды коммуникаций в деловом общении можно разделить на следующие группы:

· Вербальные. В качестве таких коммуникаций используется человеческая речь, с помощью которой передается основная часть информации.

· Невербальные коммуникации – это обмен информацией с помощью жестов и мимики. Они позволяют поддерживать психологический контакт между собеседниками. С помощью невербальных средств общения обмен информацией приобретает эмоциональную окраску. Такой вид коммуникаций в большинстве случаев не поддается контролю со стороны говорящего и реализуется на подсознательном уровне

Читайте так же:  Курпатов депрессия раздражительность

Основные виды делового общения подразделяются по способу передачи информации:

· Устное общение, которое в свою очередь подразделяется на монологическое и диалогическое. Под первым понимается такой вид передачи информации, как рекламная речь, презентация, приветствие, доклад и т.д. Диалогическое общение представляет собой переговоры на совещании, конференции, другими словами обсуждение важного вопроса несколькими людьми.

· Письменное общение, подразумевает под собой обмен информацией с помощью документов – официальных писем, приказов, распоряжений, договоров, отчетов, заявлений, инструкций, справок, служебных записок и т.д.

Отличия:

Устная речь передается звуками, письменная речь – графическими знаками. Устная речь обычно по строю отличается от письменной речи. Устная речь в подавляющем большинстве случаев обращена к собеседнику, который может ее непосредственно слышать.

Если для письма основой понимания является грамотное написание, то важной отличительной чертой устной речи являются использование интонации, жестов. Собеседник может сказать: «Будь там в восемь» и слушающий поймет его, если жестом будет указано место. В письменной речи подобная фраза, скорее всего, не будет адекватно понята. Интонация позволяют изменять смысл речи.

Важнейшей чертой устной речи является ее спонтанность, неподготовленность. Если при создании даже таких простых письменных текстов, как записка или дружеское письмо, каждое высказывание в той или иной степени обдумывается, то при создании таких сложных текстов, как текст документа, речь идет о кропотливой и сложной работе. Такие тексты пишутся сначала вчерне, затем обсуждаются, редактируются и утверждаются. В устной спонтанной речи все обстоит иначе: момент продуцирования (создания) речи совпадает с моментом обдумывания и с моментом произнесения. И прочее…

Формы делового общения:

Письменный вид делового общения

Письменные виды делового общения — это многочисленные служебные документы: (деловое письмо, протокол, отчет, справка, докладная и объяснительная записка, акт, заявление, договор, устав, положение инструкция, решение, распоряжение, указание, приказ, доверенность).

По содержанию общение может быть разделено на:

1) Материальное — обмен предметами и продуктами деятельности.

2) Когнитивное — обмен знаниями.

3) Мотивационное — обмен побуждениями целями интересами, мотивами, потребностями.

4) Деятельностное — обмен действиями, операциями, умениями, навыками.

По средствам общения возможно деление на четыре вида:

1) Непосредственное осуществляется с помощью, естественных органов данных живому существу;

2) Опосредованное связанное с использованием специальных средств и орудий;

3) Прямое предполагает личные контакты и непосредственное восприятие друг другом общающихся людей в самом акте общения;

4) Косвенное осуществляется через посредников, которыми могут выступать другие люди.

В психологической науке общения традиционно рассматривается как специфический вид совместной деятельности людей. Так в работах известного отечественного психолога Б. Г. Ананьева человек рассматривается как субъект трех основных видов деятельности: труда, познания и общения.

Видео (кликните для воспроизведения).

В структуре общения обычно выделяют: когнитивный (познавательный), аффективный (эмоциональный) и поведенческий компоненты.

Когнитивный компонент связан с объектом информации словесными (знаковыми) средствами. Аффективный компонент связан с объектом информацией на эмоциональном уровне. А поведенческий характеризует общение с позиции взаимной регуляции поведения и деятельности партнеров по общению.

Деловое совещание — это способ привлечения коллективного разума к выработке более оптимальных решений выработанным вопросам возникающих в процессе совещания.

Деловое совещание определяет три задачи:

1. Сбор и переработка информации;

2. Координация деятельности служб, фирмы и сотрудников;

3. Принятие решения.

Во время совещания между подчиненными и руководителем происходит обмен информацией, принимаются управленческие решения. Совещания помогают связать то, чем занимается отдельный сотрудник, с работой других работников предприятия. Процесс управления при этом отношении сводится к трем основным стадиям:

1) Сбор и обработка информации;

2) Координация деятельности всех служб предприятия и всех его сотрудников;

3) Принятия решения.

Кроме того, что деловое совещание является способом привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим на предприятии, оно может решать важную учебно-воспитательную задачу. На совещаниях сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссы, приобретать культуру общения и.п. Для некоторых предприятий деловое совещание — это единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления. А для руководителя деловое совещание — это возможность показать свой талант менеджера.

Основные задачи, которые можно решить с помощью деловых совещаний:

1) Развитие и укрепление политики предприятия, и проведение ее в жизнь.

2) Интеграция мероприятий всех отделов и служб с учетом общих целей фирмы.

3) Выявление и расчет коллективных результатов.

Коллективное решение проблем учетом обучающего эффекта.

Письменное деловое общение.

Письменные виды делового общения — это многочисленные служебные документы: деловое письмо, протокол, отчет, справка, докладная и объяснительная записка, акт, заявление, договор, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, указание, приказ, доверенность и др.

По содержанию общение может быть разделено на:

— материальное (обмен предметами и продуктами деятельности);

— когнитивное (обмен знаниями);

— мотивационное (обмен побуждениями, целями, интересами, мотивами, потребностями);

— деятельностное (обмен действиями, операциями, умениями, навыками).

По средствам общения возможно деление на такие четыре вида:

— непосредственное (осуществляемое с помощью естественных органов, данных живому существу: руки, голова, туловище, голосовые связки и т.д.);

Читайте так же:  Уметь деловое общение

— опосредованное (связанное с использованием специальных средств и орудий);

— прямое (предполагает личные контакты и непосредственное восприятие друг другом общающихся людей в самом акте общения);

— косвенное (осуществляется через посредников, которыми могут выступать другие люди).

Письменная деловая речь, в которой реализуются диалогические отношения, представлена всеми видами деловых писем, документами, фиксирующими социально-правовые отношения — контрактами (договорами), соглашениями и всеми типами сопутствующих документов. Устная деловая речь, в которой реализуются диалогические отношения, представлена жанрами деловых переговоров, встреч, консультаций и т. п.

Совещание, собрание представляют собой особый тип протокольного общения, в котором по большей части представлена монологическая деловая речь, не только имеющая письменную природу, но и существующая сразу в двух формах устной и письменной.

Сегодня рамки делового общения расширяются. Реклама, светское общение становятся неотъемлемой составляющей делового общения. Успех предприятия, дела сегодня во многом зависит от умения представить свои позиции в наиболее выгодном свете, заинтересовать потенциального партнера, создать благоприятное впечатление. Поэтому, помимо читаемой монологической речи, в практику делового общения все активнее входит подготовленная, но нечитаемая монологическая речь (презентационная речь, торжественная речь, вступительное слово на различных встречах), поздравительные письма и другие этикетные тексты.

Виды и разновидности деловой письменной коммуникации

С учетом нынешних средств общения возрастает роль письменного делового общения. Для ведения деловой переписки необходимо повышать свою компетентность с учетом современных требований и информационных технологий.

Письменное деловое общение

чаще всего выглядит как документ, применяется для передачи информации и во взаимодействие между людьми в обмене деловыми письмами.

В деловом общении особенностью является установление правил, ограничений и регламента. Написанное слово обладает силой, гораздо большей, чем слово, которое произнесено. Письмо можно перечитывать несколько раз. В сложных ситуациях на предприятии обязательно прибегают к письменному сообщению.

Электронное письмо

– документ, направляемый по электронной почте, используется в современном деловом общении. Заявления, обращения, докладные записки, и другие виды письменного общения, применяются внутри организации.

Различают следующие письменные виды делового общения:

· Договор – документ, правовое соглашение юридических лиц или физического лица с юридическим лицом.

· Заявление – документ, содержащий обращение гражданина, жалобу или предложение какого-либо лица, направлено на реализацию прав и интересов заявителя или на устранение недостатков на предприятии, адресованный организации или к должностному лицу учреждения.

· Распорядительная документация– это документы, реализующие акт управления государственного органа, а также права и обязанности работников и руководителей по выполнению конкретных действий. Выделяют две группы распоряжения: длительного действия и касающиеся конкретного вопроса. К распорядительной документации относятся: приказ, постановление, распоряжение, указание.

· Приказ – это распоряжение руководителя. Письменный приказ — это нормативный акт управления, используется в письменной форме. Цель данного документа – решение вопросов на предприятии, также вопросов планирования, отчетности и др. Приказ начинается словом «Приказываю» и излагается в повелительном наклонении от первого лица.

· Акт – документ, удостоверяющий установленные действия или факты жизни и составляется несколькими лицами.

· Справка — это подтверждение, каких либо фактов. Она может быть предназначена для получения информации по интересующей теме.

· Служебная запискасуществует как форма внутренней деловой переписки. Составляется работником или руководителем для выполнения, каких либо работ.

· Докладная записка– документ для руководителя, где излагается какой-либо вопрос. В ней могут быть предложения и выводы составителя. Докладная записка часто составляется по требованию руководства или по инициативе подчиненного.

· Письмо-претензия письменное официальное предупреждение, об устранении нарушений. Также рекомендуется прилагать копии документов, подтверждающие обоснованность претензий.

· Аналитическая записка— документ, содержащий подробный анализ каких-либо исследований. Целью ее составления может быть формулирование проблемы или обоснование выводов. Справка может содержать предложение вариантов решения проблемы, которые основываются на определенной информации.

· Статистическая запискаобычно содержит большое количество графиков или таблиц, широко использует статистику и цифры. Данные, приводимые в этом документе, должны быть представлены в определенном порядке, облегчающем восприятие содержания и сравнение данных.

· Протокол составляется в целях обсуждения проблемы и принятия решений на общих собраниях, совещаниях трудового коллектива, конференциях и т.п.

Таким образом, форма делового письма определяется целью уведомления, отправителем и его получателем. В деловых письмах проявляется точность, грамотность, исполнителя и его профессиональная компетентность.

В деловом общении используются самые разнообразные виды деловых писем: приглашение или отчет, письмо-согласие или отказ, письмо-жалоба или благодарность, требование или извещение или др.

Основные жанры письменного делового общения.

Письменные жанры можно разделить на 3 группы:

1) Организационно-распорядительные (закон, постановление, приказ, положение)

2) Информационно-справочные (план, акт, отчет, протокол, справка, деловое письмо, докладная записка)

3) Частные деловые бумаги (автобиография, заявление, доверенность, расписка, счет, характеристика, резюме)

Договор — это документ, закрепляющий правовые отношения юридических лиц (контрагентов) или физического лица с юридическим лицом. Характер сделки, условия, сроки, права и обязанности сторон непременно отражаются в соответствующих пунктах договора и составляют совокупность сведений, обеспечивающих документу правовую силу. С точки зрения текстовой организации эти пункты представляют собой модули — текстовые фрагменты с типовыми заголовками, представленные набором стандартных фраз.

Минимально модулей должно быть семь:

1. Представление сторон.

2. Предмет договора.

3. Обязательства сторон.

4. Условия и порядок расчетов.

5. Ответственность сторон.

6. Срок действия договора.

7. Юридические адреса и платежные реквизиты сторон.

Центром деловой письменности является организационно-распорядительная документация (ОРД).Она ярче всего демонстрирует все особенности официально-делового стиля.

Читайте так же:  Техника делового общения в деятельности руководителя

Особенность этих документов заключается в том, что они пишутся по строгой форме. Форма документа, или формуляр представляет собой совокупность и последовательность расположения реквизитов и значимых частей текста. Она разрабатывается и утверждается в виде государственного стандарта (ГОСТ).

Опорными словами, определяющими конструкцию центральной фразы документа, являются глаголы-перформативы: «Предлагаю», «Обязываю», «Приказываю», «Постановляю» и т.д. Они определяют жанр и тональность документа. Среди перечисленных жанров распорядительных документов предприятия самым распространенным является приказ.

1. Приказ —правовой акт, издаваемый руководителем органа управления для решения оперативных задач по деятельности предприятия и по личному составу. В форме приказа реализуются иерархические отношения «руководитель — подчиненный». С помощью приказов решаются вопросы организации работы предприятия, вопросы финансирования, планирования, отчетности, снабжения, реализации продукции и другие производственные вопросы.

Приказ имеет заголовок («О реорганизации предприятия», «Об изменении графика работы», «Об изменении оплаты отпусков», «О приеме на работу»). Заголовок располагается в левом верхнем углу.

Текст приказа, как и любого жанра ОРД, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В первой части указываются основания для составления документа.

Основанием для приказа могут служить:

нормативные документы государственных органов (правительства, налоговой инспекции, органов местного самоуправления);

решения Совета директоров, общих собраний акционеров;

Помимо основания в констатирующей части излагают цели и задачи предписываемых действий. Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении. Констатирующей части не имеют приказы по личному составу.

Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова «Приказываю», указывают:

адресата: «кому?» — конкретному исполнителю, структурному подразделению, приводят полное наименование должности исполнителя;

«что сделать?» — указывается конкретное действие, выраженное инфинитивной конструкцией;

«до какого числа?» — указываются сроки исполнения приказа в форме словосочетания в родительном падеже. Если срок исполнения не указывается, поручение носит постоянный характер;

в последнем пункте распорядительной части приказа указывается лицо или структурное подразделение, на которое возлагается обязанность контролировать ход выполнения приказа и ответственность за его исполнение.

По этой же схеме составляются тексты распоряжений и постановлений (заключительная часть протокола заседания коллегиального органа), распорядительная часть которых начинается словами «Постановляю», «Предлагаю». Как и тексты договоров и деловых регламентированных писем, тексты приказов, распоряжений, постановлений состоят из клишированных фраз.

2. Официальная корреспонденция различных типов, которая направлена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному должностному лицу и подписана одним должностным лицом, представляет собой деловую корреспонденцию.

Деловые письма —являются особым типом документов, менее жестко регламентированным, чем контракт или постановление, но имеющим юридическую значимость. Деловая переписка регистрируется и хранится в обеих организациях, как исходящая и входящая документация.

По функциональному признаку деловые письма делятся на:

§ требующие обязательного письма-ответа;

§ и не требующие такового.

По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные и нерегламентированные.

Регламентированные письмасоставляются по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т.д.). Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных текстов или текстов, составленных из стандартных синтаксических конструкций (Ссылаясь на Ваш запрос от. Согласно протоколу…).

Нерегламентированные письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста. Он, как правило, включает элементы повествования (историю вопроса), этикетную рамку и обязательный элемент делового письма — речевое действие.

По виду выделяют деловые письма:

· Гарантийные письма и благодарственные письма и др.

В написании любого вида писем соблюдается этикет делового письма.

Объяснительная

Объяснительная записка – это один из видов служебной записки, который содержит объяснения причины какого-то события, поступка, факта: причины опоздания на работу, прогула, отсутствия ученика в школе на уроках, невыполнения задания и т.п. Также объяснительная может сопровождать основной документ и содержать пояснения его отдельных положений.

По своей форме объяснительная похожа на докладную записку, отличие между ними в том, что текст последней содержит еще определенные выводы и предложения.

Поперечные профили набережных и береговой полосы: На городских территориях берегоукрепление проектируют с учетом технических и экономических требований, но особое значение придают эстетическим.

Общие условия выбора системы дренажа: Система дренажа выбирается в зависимости от характера защищаемого.

Опора деревянной одностоечной и способы укрепление угловых опор: Опоры ВЛ — конструкции, предназначен­ные для поддерживания проводов на необходимой высоте над землей, водой.

Видео (кликните для воспроизведения).

Механическое удерживание земляных масс: Механическое удерживание земляных масс на склоне обеспечивают контрфорсными сооружениями различных конструкций.

Источники


  1. Хоментаускас Семья глазами ребенка / Хоментаускас. — М.: Рама Паблишинг, 2010. — 441 c.

  2. Попов, Э.В. Общение с ЭВМ на естественном языке / Э.В. Попов. — М.: [не указано], 2016. — 531 c.

  3. Шарма, Робин Уроки семейной мудрости от Монаха, который продал свой «феррари»: моногр. / Робин Шарма. — М.: София, 2014. — 256 c.
  4. Фромм, Аллан Азбука для родителей / Аллан Фромм. — М.: Лениздат, 2014. — 320 c.
Письменный вид делового общения
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here